Wydział Organizacyjny - OR

1. Wydział Organizacyjny zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, gospodarowanie nieruchomościami powiatu, gospodarowanie majątkiem powiatu będącym na stanie Starostwa, zapewnia organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków, nadzoruje stosowanie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt Starostwa oraz zapewnia obsługę spraw nie zastrzeżonych do kompetencji innych komórek organizacyjnych Starostwa.

2. W Wydziale Organizacyjnym wyodrębnia się następujące referaty o nazwach:

   1. Referat Organizacji i Administracji Starostwa,

   2. Referatu Technicznej Obsługi Starostwa (warsztat)

3. Do podstawowych zadań Referatu Organizacji i Administracji Starostwa, ROA należy,
   w szczególności:

   1. w zakresie obsługi sekretariatu:

      1. dokonywanie połączeń telefonicznych, przyjmowanie faksów i poczty elektronicznej,

      2. organizowanie i obsługa narad i spotkań Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu,

      3. przedkładanie do podpisu Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu, korespondencji wychodzącej,

4. prowadzenie terminarza spotkań Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu,

5. kierowanie do właściwych merytorycznie pracowników interesantów zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie oraz udzielanie im wyczerpujących informacji, co do czasu i trybu załatwienia spraw,

6. załatwianie rutynowych spraw, w tym redagowanie standardowych pism lub komputerowe wprowadzanie tekstów zleconych przez Starostę, Wicestarostę
   i Etatowego Członka Zarządu,

2. w zakresie obsługi kancelaryjnej:

   1. prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa,

   2. prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących ze Starostwa,

   3. przyjmowanie korespondencji i jej wysyłanie,

   4. prowadzenie pocztowej książki nadawczej,

3. w zakresie realizacji inwestycji i remontów:

   1. udział w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do realizacji planowanych remontów
      i inwestycji, w tym dokumentacji przetargowej i innej, potrzebnej do uzyskania pozwoleń na remonty i przebudowy itp.,

   2. prowadzenie nadzoru, kontroli i koordynacji przebiegu i realizacji umów pod względem zgodności zakresu rzeczowego i finansowego wykonywanych prac
      z zawartymi umowami,

   3. opracowanie dokumentacji po zakończeniu inwestycji w tym: rozliczenia, sprawozdania z wykorzystania m. in. Środków zewnętrznych,

   4. opracowanie i przygotowanie materiałów planistycznych do projektu budżetu Powiatu Gdańskiego oraz późniejszych jego zmian z zakresu właściwości wydziału,

   5. współudział w przygotowaniu odpowiednich dokumentów niezbędnych do realizacji inwestycji.

4. w zakresie pozostałych zadań:

   1. administrowanie budynkami Powiatu, w tym zapewnienie dostawy mediów, utrzymanie porządku i czystości w budynkach,

   2. prowadzenie spraw związanych z wydzierżawianiem, wynajmowaniem, oddawaniem w użytkowanie, bądź użyczenie lokali wchodzących w skład nieruchomości stanowiących własność Powiatu w tym sprawy związane
      z bieżącym utrzymaniem tych nieruchomości oraz rozliczaniem umów,

   3. prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem oraz rozliczaniem umów dotyczących nieruchomości gruntowych Powiatu,

   4. prowadzenie szczegółowej ewidencji majątku Powiatu będącego w bezpośrednim zarządzie Starostwa, w tym wartości niematerialnych i prawnych,

   5. zabezpieczenie majątku Powiatu będącego w bezpośrednim zarządzie Starostwa,

   6. sporządzanie rocznych informacji o stanie mienia komunalnego zgodnie
      z przepisami ustawy o finansach publicznych,

   7. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacją wyposażenia Starostwa,

   8. załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami Starostwa,

   9. gospodarowanie drukami i formularzami,

   10. gospodarowanie majątkiem ruchomym będącym w bezpośrednim zarządzie Starostwa,

   11. gospodarowanie taborem samochodowym, w tym pojazdami, co do których orzeczono przepadek na rzecz Powiatu wobec nieodebrania ich w ustawowym terminie
       z wyznaczonego parkingu strzeżonego z uwzględnieniem dochodzenia
       i egzekucji kosztów poniesionych przez Powiat w związku z przejęciem pojazdu,

   12. wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa,

   13. prowadzenie archiwum Starostwa,

   14. zabezpieczenie łączności alarmowej,

   15. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,

   16. kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych,

   17. prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym lub wojskowym,

   18. prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z kombatantem lub i inną osobą uprawnioną
       w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 stycznia 1991r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (Dz.U.2021r., poz. 1858 z pzm.) w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę,

   19. przeprowadzanie kontroli wykonania obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia budynków wchodzących w skład gospodarstwa rolnego od ognia i innych zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej rolników z tytułu prowadzenia gospodarstwa rolnego,

   20. wydawanie decyzji o wydaniu zwłok szkołom wyższym,

   21. powoływanie, z upoważnienia Starosty, osoby do stwierdzenia zgonu i jego przyczyn w razie braku lekarza,

   22. przygotowanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z obcego państwa,

   23. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy o cmentarzach
       i chowaniu zmarłych,

   24. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych, w tym:

• • • • przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy,
      • odbiór i przechowywanie rzeczy znalezionych,
      • poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy,

y. przygotowanie materiałów pozostałych:

• • • • przygotowanie materiałów przetargowych oraz zapytań ofertowych,
      • przygotowanie zleceń, zamówień i umów na usługi i dostawy nadzorowane przez Wydział Organizacyjny,
      • weryfikacja kosztów i faktur pod względem zgodności z zawartymi umowami, zleceniami i zamówieniami oraz kontrola merytoryczna dokumentów księgowych przedkładanych do Wydziału Finansowego,
      • prowadzenie bieżącej kontroli realizacji planu dochodów i wydatków, dla których Dysponentem jest Wydział Organizacyjny,
      • przekazywanie realizowanych zadań inwestycyjnych na majątek powiatu dowodami OT lub majątek innych jednostek samorządu terytorialnego dowodami PT.

4. Do podstawowych zadań Referatu Technicznej Obsługi Starostwa, RTO należy:

   1. dokonywanie napraw bieżących i konserwacji budynków Powiatu Gdańskiego,

   2. utrzymanie porządku i czystości wokół budynków Powiatu Gdańskiego,