Wydział Organizacyjny - OR
Wydział Organizacyjny | 773 12 81 773 31 32 | Małgorzata Kuba – naczelnik Agnieszka Konkel - z-ca naczelnika | pok. 1 |
Wydział Organizacyjny
Archiwum | 773 12 25
773 12 40 | Natalia Bator-Baprawska
Maria Kurszewska | pok. 3A
pok. 6A |
Wydział Organizacyjny zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, gospodarowanie nieruchomościami powiatu, gospodarowanie majątkiem powiatu będącym na stanie Starostwa, zapewnia organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków, nadzoruje stosowanie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt Starostwa oraz zapewnia obsługę spraw nie zastrzeżonych do kompetencji innych komórek organizacyjnych Starostwa.
W Wydziale Organizacyjnym wyodrębnia się następujące referaty o nazwach:
Referat Organizacji i Administracji Starostwa,
Referatu Technicznej Obsługi Starostwa (warsztat)
Do podstawowych zadań Referatu Organizacji i Administracji Starostwa, ROA należy,
w szczególności:w zakresie obsługi sekretariatu:
dokonywanie połączeń telefonicznych, przyjmowanie faksów i poczty elektronicznej,
organizowanie i obsługa narad i spotkań Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu,
przedkładanie do podpisu Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu, korespondencji wychodzącej,
prowadzenie terminarza spotkań Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu,
kierowanie do właściwych merytorycznie pracowników interesantów zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie oraz udzielanie im wyczerpujących informacji, co do czasu i trybu załatwienia spraw,
załatwianie rutynowych spraw, w tym redagowanie standardowych pism lub komputerowe wprowadzanie tekstów zleconych przez Starostę, Wicestarostę
i Etatowego Członka Zarządu,
w zakresie obsługi kancelaryjnej:
prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa,
prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących ze Starostwa,
przyjmowanie korespondencji i jej wysyłanie,
prowadzenie pocztowej książki nadawczej,
w zakresie realizacji inwestycji i remontów:
udział w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do realizacji planowanych remontów
i inwestycji, w tym dokumentacji przetargowej i innej, potrzebnej do uzyskania pozwoleń na remonty i przebudowy itp.,prowadzenie nadzoru, kontroli i koordynacji przebiegu i realizacji umów pod względem zgodności zakresu rzeczowego i finansowego wykonywanych prac
z zawartymi umowami,opracowanie dokumentacji po zakończeniu inwestycji w tym: rozliczenia, sprawozdania z wykorzystania m. in. Środków zewnętrznych,
opracowanie i przygotowanie materiałów planistycznych do projektu budżetu Powiatu Gdańskiego oraz późniejszych jego zmian z zakresu właściwości wydziału,
współudział w przygotowaniu odpowiednich dokumentów niezbędnych do realizacji inwestycji.
w zakresie pozostałych zadań:
administrowanie budynkami Powiatu, w tym zapewnienie dostawy mediów, utrzymanie porządku i czystości w budynkach,
prowadzenie spraw związanych z wydzierżawianiem, wynajmowaniem, oddawaniem w użytkowanie, bądź użyczenie lokali wchodzących w skład nieruchomości stanowiących własność Powiatu w tym sprawy związane
z bieżącym utrzymaniem tych nieruchomości oraz rozliczaniem umów,prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem oraz rozliczaniem umów dotyczących nieruchomości gruntowych Powiatu,
prowadzenie szczegółowej ewidencji majątku Powiatu będącego w bezpośrednim zarządzie Starostwa, w tym wartości niematerialnych i prawnych,
zabezpieczenie majątku Powiatu będącego w bezpośrednim zarządzie Starostwa,
sporządzanie rocznych informacji o stanie mienia komunalnego zgodnie
z przepisami ustawy o finansach publicznych,prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacją wyposażenia Starostwa,
załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami Starostwa,
gospodarowanie drukami i formularzami,
gospodarowanie majątkiem ruchomym będącym w bezpośrednim zarządzie Starostwa,
gospodarowanie taborem samochodowym, w tym pojazdami, co do których orzeczono przepadek na rzecz Powiatu wobec nieodebrania ich w ustawowym terminie
z wyznaczonego parkingu strzeżonego z uwzględnieniem dochodzenia
i egzekucji kosztów poniesionych przez Powiat w związku z przejęciem pojazdu,wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa,
prowadzenie archiwum Starostwa,
zabezpieczenie łączności alarmowej,
prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,
kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych,
prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym lub wojskowym,
prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z kombatantem lub i inną osobą uprawnioną
w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 stycznia 1991r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (Dz.U.2021r., poz. 1858 z pzm.) w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę,przeprowadzanie kontroli wykonania obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia budynków wchodzących w skład gospodarstwa rolnego od ognia i innych zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej rolników z tytułu prowadzenia gospodarstwa rolnego,
wydawanie decyzji o wydaniu zwłok szkołom wyższym,
powoływanie, z upoważnienia Starosty, osoby do stwierdzenia zgonu i jego przyczyn w razie braku lekarza,
przygotowanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z obcego państwa,
sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy o cmentarzach
i chowaniu zmarłych,prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych, w tym:
- przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy,
- odbiór i przechowywanie rzeczy znalezionych,
- poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy,
y. przygotowanie materiałów pozostałych:
- przygotowanie materiałów przetargowych oraz zapytań ofertowych,
- przygotowanie zleceń, zamówień i umów na usługi i dostawy nadzorowane przez Wydział Organizacyjny,
- weryfikacja kosztów i faktur pod względem zgodności z zawartymi umowami, zleceniami i zamówieniami oraz kontrola merytoryczna dokumentów księgowych przedkładanych do Wydziału Finansowego,
- prowadzenie bieżącej kontroli realizacji planu dochodów i wydatków, dla których Dysponentem jest Wydział Organizacyjny,
- przekazywanie realizowanych zadań inwestycyjnych na majątek powiatu dowodami OT lub majątek innych jednostek samorządu terytorialnego dowodami PT.
Do podstawowych zadań Referatu Technicznej Obsługi Starostwa, RTO należy:
dokonywanie napraw bieżących i konserwacji budynków Powiatu Gdańskiego,
utrzymanie porządku i czystości wokół budynków Powiatu Gdańskiego,