ZARZĄDZENIE Nr 45/2005
WÓJTA GMINY LUBISZYN
z dnia 30 grudnia 2005 r.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządzam nadanie:
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Lubiszynie
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Lubiszynie zwany dalej Regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy w Lubiszynie.
2. Urząd Gminy w Lubiszynie działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.);
2) Statutu Gminy Lubiszyn - Uchwała Nr V/31/03 Rady Gminy Lubiszyn z dnia 21.03.2003 r. (Dz. Urz. Woj. Lub. z 2003r. Nr 21, poz. 398 z późn. zm.);
3) Ustawy z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.);
4) Niniejszego Regulaminu;
5) Innych przepisów prawnych.
§ 2. Siedzibą Urzędu Gminy w Lubiszynie jest budynek zlokalizowany w Lubiszynie przy Placu Jedności Robotniczej
§ 3.1. Urząd czynny jest w godzinach:
- Poniedziałek od godz. 7.30 do godz. 16.00
- Wtorek od godz.7.30 do godz. 15.30
- Środa od godz. 7.30 do godz. 15.30
- Czwartek od godz. 7.30 do godz. 15.30
- Piątek od godz. 7.30 do godz. 15.00
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy w godzinach od 9.00 do 16.00.
§ 4. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) gmina – Gmina Lubiszyn;
2) rada - Rada Gminy Lubiszyn;
3) urząd - Urząd Gminy w Lubiszynie;
4) wójt – Wójt Gminy Lubiszyn;
5) zastępca wójta - Zastępca Wójta Gminy Lubiszyn;
6) skarbnik - Skarbnik Gminy Lubiszyn;
7) kierownik referatu – Kierownik Referatu lub upoważniony przez wójta pracownik.
8) zastępca kierownika USC – Zastępca Kierownika USC
9) radca prawny – Radca Prawny
§ 5. 1. Urząd realizuje zadania rady oraz wójta, a w szczególności:
1) zadania własne gminy
2) zadania zlecone
3) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej (zadania powierzone).
4) zadania publiczne powierzone gminie w drodze porozumień międzygminnych.
5) zadania publiczne powierzone gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników a wójt lub osoba przez niego upoważniona dokonują wobec nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.
3. Wójt jest zwierzchnikiem służbowym kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i samorządowych instytucji kultury.
§ 6. 1. Pracą urzędu kieruje wójt przy pomocy zastępcy i skarbnika, powierzając im prowadzenie określonych spraw gminy.
2. Wójta w czasie nieobecności spowodowanej urlopem, chorobą, wyjazdem służbowym zastępuje zastępca wójta lub inna osoba wyznaczona przez wójta.
3. Zastępca wójta i skarbnik wykonują wyznaczone przez wójta zadania zapewniające rozwiązywanie problemów wynikających z zadań gminy, kontrolują działalność referatów i jednostek organizacyjnych gminy. Na podstawie upoważnienia wójta mogą wydawać w jego imieniu decyzje, postanowienia w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz zaświadczenia i podpisywać bieżącą korespondencję.
4. Wójt może upoważnić inne niż wymienione w ust. 3 osoby do wydawania w jego imieniu decyzji, postanowień i zaświadczeń oraz podpisywania dokumentów i korespondencji.
Rozdział 2
Struktura organizacyjna i zadania ogólne
§ 7. W skład urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy o symbolach:
1. Referat Budżetu i Finansów (RBF)
2. Referat Prawno-Administracyjny Kadr i Spraw Społecznych (RPA)
3. Referat Spraw Gospodarczych i Ochrony Środowiska (RSG)
4. Stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i Spraw Wojskowych (ZK)
5. Urząd Stanu Cywilnego i Ewidencja Ludności (USC)
6. Stanowisko ds. Oświaty, Kultury, Ochrony Zdrowia (OŚ)
7. Radca Prawny
§ 8. Na czele referatów stoją kierownicy lub upoważnieni przez wójta pracownicy.
§ 9. Schemat organizacyjny urzędu określa załącznik.
§ 10. 1. Kierownicy odpowiedzialni są za organizację pracy i merytoryczną działalność referatu, realizację powierzonych zadań, dyscyplinę pracy podległych pracowników a w szczególności za:
1) nadzór nad właściwym i terminowym załatwianiem spraw;
2) nadzór nad właściwym wypełnianiem obowiązków przez podległych pracowników, właściwym przyjmowaniem i obsługą interesantów;
3) opracowanie projektów uchwał, decyzji, zarządzeń, postanowień, umów w zakresie prowadzonych spraw;
4) właściwe rozpatrywanie skarg i wniosków;
5) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych;
6) nadzór nad właściwym archiwizowaniem dokumentacji archiwalnej oraz baz danych w systemie informatycznym;
7) właściwe i terminowe sporządzanie informacji do prowadzenia strony internetowej urzędu;
8) prawidłową gospodarkę środkami finansowymi w referacie.
2. Kierownicy współpracują w szczególności:
1) ze skarbnikiem w zakresie propozycji planowania zadań do projektu budżetu oraz racjonalnego wydatkowania środków finansowych z budżetu gminy, a także propozycji zmian w trakcie wykonywania budżetu
2) z zastępcą wójta w zakresie właściwego funkcjonowania urzędu, zabezpieczenia materiałowego oraz obsługi interesantów;
3) z Pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych w zakresie realizacji przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;
§ 11. Do wspólnych zadań referatów należy:
1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań wynikających z prawa europejskiego, ustaw, uchwał, programów i planów rozwoju gminy;
2) współdziałanie z właściwymi organami administracji samorządowej i rządowej;
3) współdziałanie z organizacjami społeczno-gospodarczymi ;
4) opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich i rocznych programów i planów rozwoju gminy;
5) opracowywanie projektu budżetu w zakresie działania referatów;
6) przygotowywanie okresowych sprawozdań, analiz i informacji;
7) przygotowywanie pod obrady rady, komisji rady stosownych materiałów, projektów uchwał wraz z uzasadnieniem a dla wójta projektów zarządzeń i postanowień w zakresie działania referatu;
8) realizacja zadań w zakresie obronności i stanów klęski żywiołowej należących do wójta;
9) zapewnienie ochrony informacji niejawnych w zakresie działania referatu;
10) zapewnienie ochrony administrowanych zbiorów danych osobowych;
11) sporządzanie i aktualizowanie informacji do prowadzenia strony internetowej urzędu.
Rozdział 3
Zakresy zadań Wójta, Zastępcy Wójta i Skarbnika Gminy
§ 12 Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:
1) reprezentowanie gminy na zewnątrz,
2) kierowanie bieżącymi sprawami gminy,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wydawanie przepisów porządkowych w sprawach niecierpiących zwłoki i mogących zagrażać życiu
5) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
6) wydawanie decyzji w sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnianie pracowników urzędu do wydawania decyzji w swoim imieniu,
7) zapewnienie przestrzeganie prawa przez wszystkich pracowników Urzędu,
8) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy.
9) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi
§ 13 Do zakresu zadań Zastępcy Wójta należy w szczególności:
1) podejmowanie czynności kierownika Urzędu podczas nieobecności Wójta lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta,
2) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz systematyczne wdrażanie optymalnych zasad organizacji i pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu,
3) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,
4) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu,
5) wykonywanie innych czynności powierzonych mu na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym.
§ 14 Skarbnik wykonuje zadania głównego księgowego budżetu gminy określone w ustawie o finansach publicznych a ponadto:
1) prowadzi gospodarkę finansową gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2) przygotowuje materiały do projektu budżetu gminy;
3) przygotowuje układ wykonawczy budżetu gminy;
4) zapewnia prawidłowy przebieg wykonania budżetu gminy;
5) dokonuje okresowych analiz i ocen realizacji budżetu gminy i przedkłada je organom gminy;
6) opracowuje procedury kontroli finansowej, przygotowuje projekty przepisów wewnętrznych w tym zakresie;
7) współpracuje z innymi kierownikami w zakresie opracowywania projektów programów gospodarczych gminy, wieloletnich programów inwestycyjnych, planów rozwoju lokalnego;
8) współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową, instytucjami rozliczającymi budżet państwa i gminy ;
9) przeprowadza kontrole w zakresie gospodarki finansowej.
10) realizuje zadania gminy wynikające z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
Rozdział 4
Zadania referatów i samodzielnych stanowisk pracy
§ 15. 1. Do zadań Referatu Budżetu i Finansów należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów uchwał budżetowych i projektów uchwał w zakresie podatków , opłat oraz pomocy publicznej
2) analiza wykonania budżetu oraz wnioskowanie o zmiany w budżecie;
3) prowadzenie rachunkowości budżetowej gminy;
4) prowadzenie obsługi kasowej;
5) prowadzenie księgowości urzędu;
6) prowadzenie obsługi finansowej ochotniczych straży pożarnych oraz bibliotek gminnych
7) prowadzenie ewidencji podatników podatków pobieranych przez gminę w oparciu o złożone deklaracje podatkowe, informacje podatkowe, ewidencję gruntów oraz inne dokumenty;
8) dokonywanie wymiarów podatków i opłat lokalnych;
9) prowadzenie ewidencji wniosków podatników:
a) o zastosowanie ulg i zwolnień ustawowych w podatku rolnym,
b) o zastosowanie ulg w zapłacie podatków tj. umorzenie, odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty;
10) wystawianie faktur VAT i księgowanie ich zapłaty;
11) sprawowanie nadzoru nad poborem podatków w tym również rozliczanie inkasentów poboru podatków;
12) prowadzenie obsługi kasowej znaków skarbowych
13) prowadzenie windykacji podatków i opłat lokalnych oraz innych należności pieniężnych;
14) przyjmowanie sprawozdań budżetowych od jednostek organizacyjnych, ich kontrola, sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
15) prowadzenie spraw związanych z udzielonymi i otrzymanymi kredytami, pożyczkami, poręczeniami, gwarancjami;
16) prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie funduszy celowych;
17) prowadzenie spraw finansowych dotyczących uzyskania funduszy z Unii Europejskiej, właściwego ich rozliczania zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami;
18) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych
19) prowadzenie obsługi finansowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracowników;
20) wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobków dla pracowników oraz zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gminy;
21) wystawianie zaświadczeń interesantom w zakresie finansów oraz podatków i opłat
22) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy publicznej dla przedsiębiorców w tym prowadzenie współpracy z Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów;
23) analiza wykorzystania przekazanych dotacji dla podległych jednostek i jej rozliczanie we współpracy z innymi referatami;
24) rozliczanie we współpracy z innymi referatami środków finansowych przekazanych na działalność pożytku publicznego;
25) współpraca z Urzędem Skarbowym w zakresie planowania i realizacji dochodów budżetowych;
26) prowadzenie ewidencji środków trwałych
2. Referatem Budżetu i Finansów zarządza skarbnik
§ 16.1. Do zadań Referatu Prawno-Administracyjnego Kadr i Spraw Społecznych należy:
1) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu;
2) prowadzenie spraw kancelaryjnych i archiwum urzędu;
3) zabezpieczenie organizacyjno-techniczne spotkań, uroczystości organizowanych przez wójta lub radę;
4) sprawowanie obsługi biurowej i sekretarskiej wójta, rady, komisji;
5) współpraca z urzędnikiem wyborczym w zakresie organizacji wyborów i referendum;
6) udostępnianie informacji publicznej w zakresie dostępu do dokumentów rady, wójta;
7) przekazywanie uchwał, zarządzeń i innych aktów prawnych według właściwości do organów nadzoru
8) przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego aktów prawa miejscowego;
9) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników;
10) prowadzenie spraw kadrowych pracowników i kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych;
11) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i dokształcaniem pracowników;
12) zaopatrzenie urzędu w środki techniczne, oprogramowanie, materiały biurowe, książki, prasę oraz prowadzenie ich ewidencji
13) Prowadzenie ewidencji Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
14) administrowanie systemami komputerowymi urzędu;
15) prowadzenie strony internetowej urzędu;
16) realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej, w szczególności prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej;
17) przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków;
18) współpraca partnerska z gminami polskimi i zagranicznymi;
19) prowadzenie spraw związanych z przynależnością gminy do stowarzyszeń;
20) prowadzenie spraw związanych z promocją gminy;
21) prowadzenie spraw dotyczących odbywania praktyk uczniowskich, studenckich, stażów pracy;
22) prowadzenie spraw dotyczących prac interwencyjnych , prac społeczno-użytecznych ;
23) prowadzenie spraw dotyczących wykonywania nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne przez osoby skazane przez sąd;
24) przekazywanie do realizacji uchwał rady, wniosków i interpelacji radnych, zarządzeń wójta dla referatów według właściwości;
25) prowadzenie rejestrów:
a) skarg i wniosków,
b) uchwał rady,
c) zarządzeń, postanowień wójta,
d) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
e) interpelacji i wniosków radnych,
26) prowadzenie spraw związanych z pieczęciami i tablicami urzędowymi;
27) prowadzenie spraw dotyczących wysyłania i przyjmowania korespondencji;
28) prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
29) obsługa poczty elektronicznej;
30) obsługa wyborów w sołectwach;
31) prowadzenie dokumentacji PFRON
2. Referatem Prawno-Administracyjnym zarządza zastępca wójta w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatu i ponosi za to odpowiedzialność przez wójtem.
§ 17. Do zadań Radcy Prawnego należy:
1) zapewnienie zgodności działania organów gminy z przepisami prawa:
a) opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał rady, zarządzeń wójta,
b) udzielanie na wniosek organów gminy, kierownictwa urzędu opinii i porad prawnych,
c) informowanie pracowników o zmianach w obowiązującym stanie prawnym,
d) informowanie organów gminy oraz pracowników o uchybieniach w ich działalności i skutkach prawnych tych uchybień,
e) opiniowanie pod względem prawnym projektów umów, zmian umów, wypowiadania umów,
f) nadzór prawny nad egzekucją należności;
2) występowanie w charakterze pełnomocnika procesowego w postępowaniu sądowym, administracyjnym i przed innymi organami orzekającymi;
3) sprawowanie zastępstwa procesowego;
4) pomoc w redagowaniu pism, których treść może mieć wpływ na wynik ewentualnego procesu.
§ 18. Do zadań Referatu Spraw Gospodarczych i Ochrony Środowiska należą:
1) sprawy gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność gminy
2) sprawy komunalizacji mienia, wywłaszczania, scalania i podziału nieruchomości;
3) sprawy dotyczące zwiększania gminnego zasobu nieruchomości;
4) prowadzenie rozgraniczeń nieruchomości;
5) prowadzenie rejestru mienia gminnego i jego inwentaryzacja;
6) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań określonych w ustawie Prawo geologiczne i górnicze;
7) prowadzenie ewidencji gospodarstw rolnych;
8) prowadzenie spraw związanych ze spisami rolnymi;
9) sprawy melioracji;
10) sprawy wyłączenia użytków rolnych z produkcji;
11) sprawy związane z leśnictwem, zalesianiem, łowiectwem;
12) prowadzenie rejestru i dokumentacji sołectw gminy, współdziałanie z nimi,
13) sprawy związane z zapobieganiem oraz zwalczaniem skutków klęsk żywiołowych w rolnictwie, a także zapobieganie zagrożeń środowiska
14) prowadzenie kontroli w zakresie odpowiedzialności cywilnej rolników z tytułu posiadania gospodarstwa rolnego oraz ubezpieczenia budynków wchodzących w skład gospodarstwa rolnego od ognia i innych zdarzeń losowych;
15) wydawanie zaświadczeń dotyczących gospodarstw rolnych;
16) przygotowanie dokumentów umożliwiających poświadczenie oświadczeń rolników związanych z zakupem użytków rolnych;
17) prowadzenie spraw związanych z ochroną zwierząt;
18) przygotowywanie zezwoleń na uprawy maku i konopii;
19) prowadzenie spraw związanych z organizacją grzebowisk i utylizacją padłych zwierząt;
20) współpraca z inspekcją weterynaryjną w zakresie zwalczania chorób zakaźnych zwierząt;
21) sporządzanie list uprawnionych do głosowania w wyborach do rady powiatowej izby rolniczej;
22) sprawy utrzymania porządku i czystości w gminie oraz wykonywanie kontroli w tym zakresie;
23) sprawy handlu, czasu pracy placówek handlowych i usługowych;
24) sprawy związane z cmentarzami komunalnymi
25) sprawy wynikające z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi
26) realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o transporcie drogowym, ustawy o drogach publicznych, ustawy o ruchu drogowym;
27) przygotowywanie zezwoleń:
a) na świadczenie usług odbioru odpadów komunalnych,
b) licencje transportowe i zezwolenia transportowe,
c) na sprzedaż napojów alkoholowych;
28) realizacja zadań z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w zakresie:
a) prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej
b) współdziałanie z Krajowym Rejestrem Sądowym,
c) udostępnianie danych z ewidencji,
d) promowanie przedsiębiorczości na terenie gminy, prowadzenie działalności informacyjnej i oświatowej,
e) współdziałanie z samorządem gospodarczym, organizacjami pracodawców oraz innymi organizacjami przedsiębiorców;
29) gospodarowanie mieniem gminnym, które nie zostało przekazane innym użytkownikom;
30) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu Cywilnego a w szczególności:
a) przydział lokali mieszkalnych i socjalnych,
b) opracowywania stawek czynszu za mieszkania,
c) prowadzenia racjonalnej gospodarki lokalami mieszkalnymi;
31) podejmowanie działań zmierzających do pozyskiwania przez gminę środków finansowych z funduszy pomocowych z Unii Europejskiej, nadzorowanie ich wydatkowania, rozliczanie etapowe i końcowe, współdziałanie w tym zakresie z innymi referatami a w szczególności z Referatem Budżetu i Finansów;
32) realizacja programów rozwoju wsi.
33) prowadzenie kart obiektów hotelarskich i innych;
34) prowadzenie kontroli ewidencji obiektów, w których prowadzone są usługi hotelarskie
35) koordynowanie wykonawstwa inwestycji i remontów kapitalnych prowadzonych przez gminę i zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań w tym zakresie;
36) prowadzenie spraw określonych przez ustawę Prawo zamówień publicznych:
37) dokonywanie uzgodnień usytuowania projektowanych sieci technicznego uzbrojenia terenu;
38) opracowywanie planów szczegółowych zagospodarowania przestrzennego;
39) wydawanie decyzji lokalizacyjnych inwestycji o charakterze lokalnym;
40) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska, ochrony przyrody, gospodarki wodnej, ochrony złóż surowców mineralnych, ochrony przed zanieczyszczeniami oraz wykonywanie kontroli w tym zakresie;
41) prowadzenie spraw związanych z nazwami miejscowości, ulic, placów;
42) prowadzenie spraw związanych z numeracją nieruchomości;
43) prowadzenie spraw związanych ze zmianą granic miejscowości;
44) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w wodę, odprowadzaniem ścieków, przeciwdziałania zanieczyszczeniu środowiska;
45) przygotowywanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów oraz naliczanie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska;
46) opracowywanie założeń do gminnego programu ochrony środowiska i planów gospodarki odpadami;
47) prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem wieloletnich programów inwestycyjnych, programów rewitalizacji;
48) sporządzanie wniosków w celu pozyskania pomocy finansowej z programów pomocowych;
49) rozliczanie środków uzyskanych z programów pomocowych oraz współdziałanie w tym zakresie z Referatem Budżetu i Finansów;
50) prowadzenie spraw dotyczących dróg gminnych i oświetlenia drogowego;
51) prowadzenie spraw gospodarczych urzędu, w tym administrowanie budynkami urzędu
§ 19 Do zadań stanowiska ds. Zarządzania Kryzysowego i Spraw Wojskowych
należy:
1) inicjowanie podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia
właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w planach pracy
i wynikających z aktów prawnych;
2) przygotowywanie dla potrzeb Wójta sprawozdań i informacji dotyczących
powierzonego odcinka pracy;
3) opracowywanie, aktualizowanie i realizowanie planów z zakresu obrony cywilnej
i zarządzania kryzysowego;
4) realizacja zadań związanych z tworzeniem, restrukturyzacją formacji obrony
cywilnej oraz szkoleniem z zakresu OC;
5) właściwa gospodarka materiałowa sprzętem OC zgromadzonym w magazynie
gminnym;
6) wykonywanie zarządzeń, poleceń i wytycznych organów (jednostek nadrzędnych)
oraz Wójta – Szefa OC Gminy w zakresie obrony cywilnej i zarządzania
kryzysowego;
7) planowanie i organizowanie współdziałania formacji OC w zakresie prowadzenia
akcji ratunkowych i usuwania skutków klęsk żywiołowych oraz nadzwyczajnych
zagrożeń w czasie pokoju, ostrzegania i alarmowania;
8) propagowanie problematyki związanej z obroną cywilną;
9) opracowywanie, aktualizowanie planów, dokumentów z zakresu obronności oraz
realizacja innych przedsięwzięć w tym zakresie;
10) opracowywanie i utrzymywanie w stałej aktualności dokumentów związanych
z natychmiastowym uzupełnieniem Sił Zbrojnych;
11) szkolenie osób funkcyjnych z zakresu spraw związanych z uruchomieniem akcji
kurierskiej;
12) realizacja zadań w zakresie powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej
Polskiej, w tym związanych z rejestracją przedpoborowych i poborem;
13) planowanie, aktualizacja i realizacja świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz
obrony, współpraca w tym zakresie z Wojskową Komendą Uzupełnień i innymi
jednostkami organizacyjnymi;
14) prowadzenie kancelarii tajnej Urzędu Gminy;
15) współpraca z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie
szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych;
16) właściwe oznaczanie, rejestrowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych;
17) doręczanie korespondencji niejawnej w obrębie Gminy Lubiszyn
18) przekazywanie korespondencji niejawnej upoważnionym pracownikom;
19) archiwizacja dokumentów niejawnych w Urzędzie Gminy.
§ 20. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego i Ewidencji Ludności należy:
1) prowadzenie rejestru stałych mieszkańców Gminy;
2) przyjmowanie zgłoszeń pobytu stałego i pobytu czasowego
3) prowadzenie spraw meldunkowych
6) prowadzenie i aktualizowanie spisu wyborców z rejestrem stałych mieszkańców;
7) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach wymeldowania i zameldowania na pobyt stały na wniosek strony lub z urzędu;
8) sporządzanie wykazu dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu i wysyłania zmian adresowych;
9) zawiadamianie Wojewódzkiego Banku Danych o wszelkich zmianach danych osobowych mieszkańców gminy;
10) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu
11) udzielanie informacji na wniosek o udostępnienie danych osobowych
12) przekazywanie danych do Departamentu Rejestrów Państwowych celem nadania numeru ewidencyjnego PESEL;
13) przyjmowanie i elektroniczne przetwarzanie wniosków o wydanie dowodów osobistych w systemie obsługi obywatela;
14) przyjmowanie druków o wymianie dowodów osobistych;
15) wydawanie dowodów osobistych
16) prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami i imprezami masowymi;
17) realizowanie zadań związanych z wyborami i referendami w zakresie swoich kompetencji;
18) sporządzanie aktów małżeństw, urodzeń, zgonów;
19) przyjmowanie zapewnień stwierdzających zdolność prawną do zawarcia związku małżeńskiego;
20) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej obywatela polskiego do zawarcia małżeństwa za granicą;
21) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego i wydawanie wypisów;
22) załatwianie korespondencji krajowej i konsularnej;
23) wydawanie decyzji:
a) o wpisaniu do ksiąg stanu cywilnego aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
b) o uzupełnieniu treści aktu stanu cywilnego,
c) o odtworzeniu treści aktu stanu cywilnego,
d) o skróceniu terminu wyczekiwania do zawarcia małżeństwa,
e) o sprostowaniu oczywistego błędu pisarskiego,
24) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka, o powrocie do poprzedniego nazwiska, o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, o zmianie imienia dziecku;
25) sporządzanie wniosków i nadanie medali jubilatom za długoletnie pożycie małżeńskie;
26) organizowanie jubileuszy długoletniego pożycia małżeńskiego;
27) archiwizacja dokumentów stanu cywilnego i prowadzenie archiwum USC;
28) prowadzenie sprawozdawczości statystycznej;
29) prowadzenie spraw związanych z ustawą o zmianie imion i nazwisk
§ 21. Do zadań Stanowiska ds. Oświaty, Kultury, Ochrony Zdrowia należy:
1) prowadzenie rejestru publicznych i niepublicznych placówek oświatowych;
2) prowadzenie spraw związanych z działalnością, tworzeniem, łączeniem, likwidacją lub reorganizacją jednostek oświaty, kultury i sportu;
3) nadzór nad przygotowywaniem projektów statutów, regulaminów szkół, samorządowych instytucji kultury;
4) współdziałanie z dyrektorami przy opracowywaniu i przedkładaniu do zatwierdzenia wójtowi projektów arkuszy organizacyjnych szkół;
5) przygotowywanie konkursów na dyrektorów szkół, samorządowych instytucji kultury;
6) prowadzenie spraw kadrowych dotyczących dyrektorów szkół, byłych pracowników oświaty;
7) kontrola i prowadzenie ewidencji spełnienia obowiązku szkolnego
8) organizowanie egzaminów na nauczyciela mianowanego;
9) współuczestniczenie w przygotowaniu projektu budżetu w zakresie oświaty oraz projektu dotacji do szkół niepublicznych i samorządowych instytucji kultury oraz merytoryczny nadzór nad wykorzystaniem tych dotacji;
10) prowadzenie spraw związanych z dowozami dzieci i młodzieży do szkół;
11) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów, w tym rozpatrywanie wniosków, przygotowywanie projektów decyzji, rozliczanie przyznanych świadczeń;
12) współdziałanie z kuratorem oświaty w zakresie realizacji przez organy gminy zadań wynikających z ustawy o systemie oświaty i ustawy Karta Nauczyciela;
13) prowadzenie archiwum dokumentów po zlikwidowanych jednostkach oświatowych
14) współdziałanie z organizacjami pozarządowymi, kościelnymi, stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy w zakresie oświaty, kultury, sportu, spraw społecznych i ochrony zabytków;
15) współdziałanie z właściwymi organami w zakresie opieki lekarskiej i pielęgniarskiej świadczonej przez placówki otwartej opieki zdrowotnej oraz czasu pracy aptek.
16) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem i wypłatą świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów.
17) Redagowanie pisma gminnego „Lubiszyńskie wieści”
Rozdział 5
Kontrola wewnętrzna
§ 22. Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 23. Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 24. W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące - obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.
§ 25.1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 26. Kontroli dokonują:
1. Wójt lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta - w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk ( w tym stanowisk samodzielnych),
2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.
§ 27. 1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 7 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Wójt.
§ 28. W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 29. Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują Wójt i Kierownik kontrolowanej jednostki (pracownik zajmujący kontrolowane stanowisko).
§ 30.1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.
2. Wójt może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.
Rozdział 6
ZASADY PODPISYWANIA PISM
§ 31. Wójt podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników referatów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.
§ 32. Zastępca Wójta i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.
§ 33. Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.
§ 34. Kierownicy referatów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania Referatów, nie zastrzeżone do podpisu Wójta,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upoważnieni przez Wójta,
3) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Referatów i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk.
§ 35. Na przygotowanych projektach pism, w tym decyzji administracyjnych, zaświadczeniach (w dolnym, lewym rogu) podaje się imię i nazwisko osoby sporządzającej projekt w raz z numerem telefonu
Rozdział 7
Postanowienia końcowe
§ 36. Procedury dotyczące wewnętrznej kontroli finansowej, które obejmują szczegółowy zakres, sposób i tryb jej przeprowadzania ustala wójt odrębnym zarządzeniem.
§ 37. 1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej w każdy poniedziałek od godziny ósmej do szesnastej.
2. W przypadku nieobecności w pracy wójta w dniu określonym w ust.1 przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków wykonuje zastępca wójta.
3. Zastępca wójta, skarbnik, kierownicy i pracownicy urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej w godzinach pracy urzędu.
§ 38. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych urzędu określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
§ 39. Obowiązki pracowników i pracodawcy określa;
1) ustawa o pracownikach samorządowych;
2) Kodeks pracy;
3) Regulamin pracy Urzędu Gminy w Lubiszynie.
§ 40. Traci moc zarządzenie Nr 22/03 z dnia 5 maja 2003r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Lubiszynie i Zarządzenie Nr 3/2005 Wójta Gminy Lubiszyn z dnia 17 stycznia 2005 r. r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Lubiszynie.
§ 41. Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Wójta Gminy Lubiszyn.
§ 42. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego
Wójt Gminy
|
Zastępca Wójta ZAW |
Skarbnik SKA |
Referat Spraw Gospodarczych i Ochrony Środowiska RSG |
Referat Budżetu i Finansów RBF |
Referat Prawno-Administracyjny Kadr i Spraw Społecznych RPA |
Stanowisko ds.Zarządzania Kryzysowego i Spraw Wojskowych ZK |
Kierownik Biblioteki Gminnej KBG |
Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej KOPS |
Kierownik Zakładu Usług Komunalnych KZUK |
Dyrektorzy Zespołów Szkół - Baczyna - Ściechów Dyrektorzy Szkół Podstawowych - Lubiszyn - Staw |
Komendant Gminny Ochotniczych Straży Pożarnych KOSP |
Urząd Stanu Cywilnego i Ewidencja Ludności USC |
Radca Prawny RP
|
Stanowisko ds. Oświaty, Kultury, Ochrony Zdrowia OŚ |
Księgowość Oświatowa |