Załącznik Nr 1 do

Zarządzenia Nr 0151/31/08

Wójta Gminy Bakałarzewo

z dnia 15 lipca 2008 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY BAKAŁARZEWO

Rozdział I

POSTANOWIENIE OGÓLNE

§ 1

1. Urząd Gminy Bakałarzewo, zwany dalej "Urzędem" jest jednostką organizacyjną Gminy Bakałarzewo, zwanej dalej "Gminą" przy pomocy, której Wójt Gminy Bakałarzewo, zwany dalej "Wójtem" wykonuje swoje zadania.

2. Urząd realizuje:

1) zadania własne Gminy,

2) zadania z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw, a także z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów,

3) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i jednostkami samorządu terytorialnego,

4) zadania publiczne realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego,

5) zadania publiczne realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego,

§ 2

Regulamin określa:

1) organizację Urzędu,

2) zasady kierowania Urzędem,

3) zakresy działania komórek organizacyjnych Urzędu,

4) zasady podpisywania pism i decyzji,

5) zasady opracowywania projektów aktów prawnych,

6) tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków,

7) organizację działalności kontrolnej w Urzędzie.

Rozdział II

ORGANIZACJA URZĘDU

§ 3

W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne, które przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:

1. Wójt

2. Zastępca Wójta

3. Sekretarz Gminy

4. Radca Prawny

5. Referat Budżetu i Finansowy, - RBF

Skarbnik Gminy kieruje referatem, w skład którego wchodzą:

1) Stanowisko pracy do spraw księgowości budżetowej – RBF.

2) Stanowisko pracy ds. księgowości budżetowej gminy oraz jednostek organizacyjnych gminy – RBF.

3) Stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej -RBF.

4) Stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat - RBF.

5) Stanowisko pracy do spraw obsługi kasowej - RBF.

6. Referat Infrastruktury Gospodarczej Gminy – RIG

1) Kierownik referatu - ewidencji działalności gospodarczej, rolnictwa i drogownictwa RIG.

2) Stanowisko pracy do spraw budownictwa, inwestycji i ochrony środowiska RIG.

3) Stanowisko pracy do spraw zagospodarowania przestrzennego i mienia komunalnego RIG.

7. Urząd Stanu Cywilnego:

1) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – USC.

8. Sekretariat – samodzielne stanowiska pracy

1) Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i kadrowych - ORG.

2) Stanowisko pracy do spraw obsługi organów gminy - OOG.

9. Samodzielne stanowisko do spraw oświaty i spraw obronnych - OSO

10. Stanowiska pomocnicze i obsługi:

1) kierowcy,

2) sprzątaczka.

§ 4

Komórkę organizacyjną Urzędu stanowi również Gminne Centrum Reagowania (GCR) w skład, którego wchodzą grupy robocze Gminnego Zespołu Reagowania o charakterze stałym.

§ 5

1. W Urzędzie funkcjonuje Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych (OIN).

2. Do zadań Pełnomocnika do spraw informacji niejawnych należy w szczególności:

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

2) przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,

3) przeprowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności.

Rozdział III

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

§ 6

1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.

2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy.

3. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

§ 7

Do zadań Wójta w szczególności należy:

1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie Gminy na zewnątrz,

2) przygotowywanie projektu budżetu Gminy,

3) gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Gminy,

4) nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,

5) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy,

6) przygotowywanie projektów i określanie sposobu wykonywania uchwał Rady Gminy,

7) wydawanie przepisów porządkowych w przypadkach nie cierpiących zwłoki,

8) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy oraz aktów ustanawiających przepisy porządkowe,

9) przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości wójtom sąsiednich gmin oraz staroście powiatu,

10) ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania,

11) wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy,

12) nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

13) występowanie do Rady Gminy z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy,

14) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

15) podejmowanie działań warunkujących sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców,

16) podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady Gminy, skarg i wniosków obywateli.

§ 8

1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.

2. Wójt może:

1) upoważnić Zastępcę Wójta, Sekretarza Gminy oraz innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,

2) powierzyć prowadzenie spraw w swoim imieniu Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.

§ 9

1. Do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie spraw gminy w zakresie powierzonym przez Wójta.

2. Zastępca Wójta wykonuje zadania Wójta podczas jego nieobecności.

§ 10

1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.

2. Do zadań Sekretarza w szczególności należy:

1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,

2) bezpośredni nadzór nad pracą Sekretariatu urzędu,

3) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych,

4) zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów niezbędnych do wykonywania zadań przez organy Gminy,

5) nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw obywateli,

6) organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,

7) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów, referendum i spisów,

8) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,

9) prowadzenie spraw związanych z Biuletynem Informacji Publicznej:

a) przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści informacji

b) publikowanie informacji publicznej na stronie podmiotowej Biuletynu

c) dokonywanie zmian w treści informacji publicznej udostępnionej na stronie podmiotowej Biuletynu,

10) prowadzenie spraw Gminy w zakresie powierzonym przez Wójta,

3. W przypadku nieobecności Wójta i jego Zastępcy Sekretarz wykonuje zadania Wójta.

§ 11

Do zadań Radcy Prawnego w szczególności należy:

1) Udzielanie organom Gminy opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania Prawa, w tym opiniowanie umów cywilno – prawnych, zawieranych przez organy i jednostki organizacyjne Gminy.

2) Informowanie organów Gminy o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działań Gminy oraz o uchybieniach w działalności, w zakresie przestrzegania Prawa i skutków tych uchybień.

3) Uczestniczenie w prowadzonych przez Gminę rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego.

4) Wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności Zleceniodawcy.

5) Występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym, administracyjnym i przed innymi organami orzekającymi.

§ 12

1. Skarbnik Gminy jako główny księgowy budżetu realizuje zadania określone w odrębnych przepisach, zapewniając prawidłową gospodarkę finansową Gminy.

2. Do zadań Skarbnika w szczególności należy:

1) kontrasygnowanie oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań finansowych,

2) opracowywanie projektu budżetu Gminy, jego zmian, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowywanie wniosków, analiz i sprawozdań w tym zakresie,

3) nadzorowanie i kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy,

4) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,

5) kierowanie pracą Referatu Budżetu i Finansów.

Rozdział IV

ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

§ 13

Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:

1) przygotowywanie projektów aktów prawnych organów Gminy oraz innych materiałów przedkładanych pod obrady Rady Gminy i jej komisji, wykonywanie uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta,

2) przygotowywanie projektów umów i porozumień,

3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy, planowanie zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonego zakresu spraw,

4) realizacja dochodów budżetowych i wydatków określonych w planie finansowym,

5) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań z prowadzonego zakresu spraw,

6) prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania egzekucyjnego,

7) prowadzenie działalności kontrolnej,

8) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,

9) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,

10) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi,

11) współdziałanie z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządowymi,

12) przestrzeganie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych ustalonych instrukcją kancelaryjną,

13) udział w realizacji zadań obronnych w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,

14) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej,

15) przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących zamówień publicznych,

16) bieżące przygotowywanie dokumentów zawierających informacje publiczne, które będą udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112,poz. 1198 ze zm.) oraz przekazywanie ich na nośnikach informacji Administratorowi Biuletynu Informacji Publicznej,

17) udostępnianie na wniosek informacji publicznych, które nie zostały udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej z zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, we współpracy ze stanowiskiem pracy wyznaczonym do przyjmowania wniosków o udostępnienie informacji publicznej i prowadzenia ich rejestru.

Rozdział V

ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

§ 14

REFERAT BUDŻETU I FINANSOWY

Do zakresu działania stanowisk pracy wchodzących w skład referatu należy:

1. STANOWISKO DO SPRAW KSIĘGOWOŚCI BUDŻETOWEJ:

Prowadzenie rachunkowości gminy zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz Zakładowym Planem Kont w szczególności:

1) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej budżetu w zakresie wydatków oraz sporządzanie okresowych sprawozdań,

2) prowadzenie w urządzeniach księgowych analityki wydatków i kosztów działalności eksploatacyjnej i finansowo - wyodrębnionej (fundusz socjalny),

3) ewidencja analityczna rozrachunków i sum depozytowych,

4) okresowe uzgadnianie księgowości analitycznej z odpowiednimi kontami syntetycznymi i ze stanem faktycznym,

5) kontrola formalno rachunkowa dowodów księgowych,

6) dekretacja dowodów księgowych,

7) ewidencja księgowa operacji gospodarczych jednostki budżetowej,

8) kompletowanie bieżących dowodów finansowo – księgowych w porządku systematycznym i chronologicznym

9) sporządzanie list płac pracowników oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego na podstawie dokumentacji źródłowej,

10) sporządzanie list wynagrodzeń w zakresie umów-zleceń, umów o dzieło oraz list wypłat innych należności,

11) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych i z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego,

12) rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne i na Fundusz Pracy,

13) pobór zaliczek na podatek dochodowy i terminowe rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych,

14) sporządzanie sprawozdań w zakresie funduszu płac,

2. STANOWISKO DO SPRAW KSIĘGOWOŚCI BUDŻETOWEJ GMINY ORAZ JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY:

1. Prowadzenie rachunkowości Gminnej Biblioteki Publicznej w Bakałarzewie i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bakałarzewie zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz Zakładowym Planem Kont w szczególności:

1) prowadzenie ewidencji syntetycznej,

2) prowadzenie w urządzeniach księgowych analityki wydatków i kosztów działalności eksploatacyjnej i finansowo - wyodrębnionej (fundusz socjalny),

3) ewidencja analityczna rozrachunków,

4) okresowe uzgadnianie księgowości analitycznej z odpowiednimi kontami syntetycznymi i ze stanem faktycznym,

5) sporządzanie sprawozdawczości operatywnej z wydatków budżetowych,

6) sporządzanie okresowych (miesięcznych informacji z zatrudnienia i osobowego funduszu płac wg obowiązujących przepisów).

2. Sprawy finansowe:

1) przygotowanie dowodów finansowych do realizacji,

2) sporządzanie list płac,

3) rozliczanie oraz sporządzanie dokumentacji z zakresu ubezpieczeń społecznych
i zdrowotnych,

4) kwitowanie na kopiach raportów kasowych i ich kontrola,

5) prowadzenie ewidencji wypłacanych zasiłków chorobowych i rodzinnych,

6) kontrola wyciągów bankowych,

7) prowadzenie księgi kontowej rozrachunków publiczno - prawnych i wpływów
do rozliczenia (odprowadzanie na właściwe rachunki bankowe).

3. Prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w Urzędzie Gminy, Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, Gminnej Bibliotece Publicznej.

4. Prowadzenie spraw dotyczących podatku VAT zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. w Urzędzie Gminy, Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, Gminnej Bibliotece Publicznej.

3. STANOWISKO DO SPRAW KSIĘGOWOŚCI PODATKOWEJ:

1) prowadzenie urządzeń ewidencyjno-księgowych dotyczących podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, od środków transportowych, od posiadania psów,

2) prowadzenie dzienników obrotów dotyczących opłat lokalnych,

3) kontrola terminowości wpłat należności podatkowych od podatników i inkasentów,

4) terminowe wszczynanie postępowań zmierzających do przymusowego ściągnięcia należności (upomnienia, tytuły wykonawcze),

5) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

6) wydawanie i prowadzenie rejestru zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych podatnika,

7) przygotowywanie danych do okresowej sprawozdawczości budżetowej z wykonania dochodów z tytułu opłat lokalnych w gminie,

8) rozliczanie i kontrola rachunkowa sołtysów i inkasentów z pobranych opłat,

9) przygotowywanie i obliczanie danych niezbędnych do obliczenia wynagrodzeń dla sołtysów za inkaso,

10) prowadzenie zabezpieczeń hipotecznych,

11) Wydawanie zaświadczeń w zakresie zobowiązań pieniężnych i opłat lokalnych

3. STANOWISKO DO SPRAW WYMIARU PODATKÓW I OPŁAT

1) dokonywanie wymiaru należności wchodzących w skład łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatków i opłat lokalnych doręczanie podatnikom decyzji.

2) wzywanie podatników do złożenia wykazów nieruchomości lub oświadczeń, do obciążenia podatkiem od nieruchomości - szczegółowa analiza danych zawartych w wykazach

3) wymiar podatku od nieruchomości i doręczanie podatnikom decyzji.

4) dokonywanie analizy wpływających deklaracji podatkowych od osób prawnych i jednostek organizacyjnych dotyczących podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego.

5) dokonywane wymiaru podatków i doręczanie podatnikom decyzji.

6) prowadzenie ewidencji odwołań i podań w sprawach dotyczących łącznego zobowiązania pieniężnego, podatków i opłat lokalnych oraz ich załatwianie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7) sporządzanie danych do sprawozdawczości budżetowej w zakresie ustawowych ulg i zwolnień oraz obniżenia górnych stawek podatkowych,

8) udzielanie ulg ustawowych: inwestycyjnych, z tytułu nabycia gruntów i wojskowych,

9) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem odroczeń i umorzeń w podatkach,

10) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy publicznej dla przedsiębiorców i przekazywanie sprawozdań w tym zakresie,

11) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym oraz potwierdzających pracę w gospodarstwie rolnym,

12) wydawanie zaświadczeń uprawniających do wydania bonów paliwowych, prowadzenie ewidencji wydanych zaświadczeń i przekazywanie sprawozdań w tym zakresie.

13) przeprowadzanie kontroli rachunkowej inkasentów,

14) prowadzenie kontroli podatkowych.

4. STANOWISKO DO SPRAW OBSŁUGI KASOWEJ:

1) prowadzenie obsługi kasowej Urzędu Gminy oraz Zespołu Obsługi Szkół

2) sprzedaż znaków opłaty skarbowej.

3) sporządzanie przelewów dotyczących zobowiązań urzędu na podstawie sporządzonych i zatwierdzonych dowodów źródłowych,

4) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dowodów finansowych (faktur i rachunków) - przygotowanie do realizacji.

5) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania i innych druków finansowo-księgowych.

6) ewidencja analityczna przedmiotów nietrwałych i materiałów.

7) sporządzanie okresowych zestawień zużycia materiałów.

8) prowadzenie rozliczeń i kontroli rachunkowej sołtysów i inkasentów opłaty targowej lub bezpośredni pobór tej opłaty.

9) załatwianie spraw związanych z zaopatrywaniem Urzędu w druki wartościowe.

10) sporządzanie PIT - R

11) prowadzenie spraw dotyczących podatku VAT.

§ 15

REFERAT INFRASTRUKTURY GOSPODARCZEJ GMINY

1. KIEROWNIUK REFERATU - EWIDENCJI GOSPODARCZEJ, ROLNICTWA I DROGOWNICTWA

1) ewidencja działalności gospodarczej,

2) wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz decyzji o wykreśleniu z ewidencji,

3) współpraca z sądem rejestrowym w zakresie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego,

4) prowadzenie postępowania i przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

5) przygotowywanie decyzji o cofnięciu i wygaśnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

6) pobieranie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

7) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków, stanowisk organów gminy dotyczących przebiegu dróg, zaliczania do poszczególnych kategorii,

8) budowa, modernizacja i utrzymanie dróg,

9) prowadzenie ewidencji dróg i drogowych obiektów mostowych,

10) prowadzenie spraw dotyczących oświetlenia miejsc publicznych, dróg i ulic,

11) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego,

12) prowadzenie spraw dotyczących zezwoleń Wójta, uprawniających do podejmowania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,

13) prowadzenie spraw dotyczących udzielania dotacji spółkom wodnym,

14) koordynacja działań związanych z ochroną roślin uprawnych,

15) prowadzenie spraw z zakresu zwalczania chorób zakaźnych zwierząt,

16) prowadzenie spraw związanych z wyłapywaniem bezpańskich psów,

17) przygotowywanie zezwoleń na uprawę maku i konopi,

18) koordynacja i organizacja działań w przypadku klęsk żywiołowych w rolnictwie.

2. STANOWISKO DO SPRAW BUDOWNICTWA, INWESTYCJI I OCHRONY ŚRODOWISKA:

1) ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,

2) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarownia terenu,

3) wykonywanie prac związanych z przygotowaniem i realizacją gminnych inwestycji,

4) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie inwestycji gminnych ze środków pomocowych,

5) prowadzenie nadzoru remontów bieżących i kapitalnych budynków stanowiących własność gminy,

6) prowadzenie ewidencji dóbr kultury nie wpisanych do ewidencji,

7) prowadzenie w porozumieniu z konserwatorem zabytków spraw związanych z obiektami zabytkowymi w tym grobami i cmentarzami wojennymi,

8) opracowywanie gminnego programu ochrony środowiska,

9) prowadzenie spraw dotyczących opłat za korzystanie ze środowiska,

10) gromadzenie informacji o wytworzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania odpadami,

11) likwidacja dzikich wysypisk,

12) nadzór nad eksploatacją wysypiska odpadów komunalnych,

13) prowadzenie postępowania i przygotowywanie zezwoleń na świadczenie usług przez przedsiębiorców, o których mowa w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminie.

3. STANOWISKO DO SPRAW ZAGOSPODAROWANIA PRZESTRZENNEGO I MIENIA KOMUNALNEGO

1) prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz uchwalaniem projektów planów zagospodarowania przestrzennego,

2) wnioskowanie o zmianę przeznaczenia gruntów rolnych na cele nierolnicze i nieleśne,

3) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi, wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego,

4) przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego,

5) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego,

6) dokonywanie okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,

7) prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem strategii rozwoju gminy,

8) prowadzenie spraw związanych z podziałami nieruchomości oraz dotyczących rozgraniczania nieruchomości,

9) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i placów oraz numeracji nieruchomości,

10) prowadzenie ewidencji pomocniczej nieruchomości mienia komunalnego,

11) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,

12) gospodarowanie i zarządzanie nieruchomościami tworzącymi gminny zasób, w tym ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w trwały zarząd oraz ustalanie ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,

13) organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne,

14) prowadzenie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,

15) naliczanie opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku z budową urządzeń infrastruktury komunalnej,

16) administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,

17) stawki czynszów i opłat za lokale i nieruchomości,

18) prowadzenie ewidencji pomników przyrody,

19) przygotowywanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów oraz decyzji ustalających kary pieniężne za usuwanie drzew i krzewów bez zezwolenia,

20) prowadzenie spraw związanych z dodatkami mieszkaniowymi.

§ 16

URZĄD STANU CYWILNEGO

Do zadań urzędu w szczególności należy:

1. Prowadzenie ksiąg Stanu Cywilnego oraz akt zbiorowych ich przechowywanie i konserwacja.

2. Sporządzanie aktów stanu cywilnego oraz ich rejestracja, a także rejestracja innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób.

3. Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami KRO.

4. Organizowanie uroczystości jubileuszowych.

5. Sporządzanie sprawozdań statystycznych.

6. Prowadzenie ewidencji ludności oraz wydawanie zaświadczeń i udzielanie informacji osobowo- adresowej.

7. Wydawanie decyzji w sprawie wymeldowania i zameldowania.

8. Prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców i wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania.

9. Prowadzenie spraw z zakresu wydawania dowodów osobistych, ich wymiany zwrotu lub utraty.

§ 17

Do zadań samodzielnych stanowisk pracy w szczególności należy:

1. STANOWISKO DO SPRAW ORGANIZACYJNYCH I KADROWYCH:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji i prowadzenie jej ewidencji,

2) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w urzędzie,

3) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

4) przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z właściwym stanowiskiem pracy,

5) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

6) prowadzenie spraw dotyczących upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych udzielonych pracownikom przez wójta ,

7) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,

8) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,

9) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,

10) nadzór nad przestrzeganiem w urzędzie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego, rzeczowego wykazu akt,

11) zaopatrywanie Urzędu w niezbędne materiały biurowe i kancelaryjne,

12) współpraca z organami zatrudnienia na szczeblu powiatowym i wojewódzkim,

13) sprawy związane z robotami publicznymi i pracami interwencyjnymi,

14) wydawanie zaświadczeń przedkładanych do ZUS, dotyczących pracy w gospodarstwie rolnym.

15) sporządzanie sprawozdań a zakresie zatrudnienia.

2. STANOWISKO DO SPRAW OBSŁUGI ORGANÓW GMINY:

1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów na sesje Rady Gminy i posiedzenia jej komisji,

2) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady Gminy i jej komisji,

3) prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy i rejestru zarządzeń Wójta,

4) prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji składanych przez radnych,

5) przechowywanie aktów prawnych podejmowanych przez organy Gminy,

6) prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady Gminy,

7) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji Rady Gminy i posiedzeń komisji Rady,

8) protokołowanie sesji Rady Gminy i posiedzeń komisji,

9) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu, dokonywanie okresowych analiz terminów i sposobu ich załatwienia,

10) przyjmowanie wniosków i udostępnianie dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym w szczególności protokołów z posiedzeń Rady Gminy i jej komisji.

11) prowadzenie spraw związanych z organizacją, przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów i referendum,

12) współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy oraz obsługa techniczna zebrań i narad z sołtysami,

13) prowadzenie archiwum zakładowego,

14) prowadzenie spraw z zakresu współpracy ze środkami masowego przekazu.

§ 18

SAMODZIELNE STANOWISKO DO SPRAW OŚWIATY I SPRAW OBRONNYCH

1. Z zakresu oświaty:

1) Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendium i zasiłku szkolnego:

- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków,

- wydawanie decyzji,

- przyjmowanie faktur i merytoryczne ich opracowywanie,

- prowadzenie statystyki,

2) Współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej.

3) Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.

4) Przygotowanie dokumentacji do przeprowadzenia egzaminów na stopień nauczyciela mianowanego.

5) Kontrola realizacji obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

6) Prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością i statystyką.

7) Prowadzenie korespondencji związanej ze stanowiskiem pracy.

8) Archiwizowanie dokumentacji.

II. Z zakresu ochrony przeciwpożarowej na terenie gminy w szczególności:

1) zapewnienie gotowości bojowej jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej w tym:

- zaopatrzenie jednostek w paliwo i niezbędny sprzęt oraz środki ochrony osobistej,

- nadzorowanie remontów sprzętu gaśniczego,

- w porozumieniu z Rejonową Komendą Straży Pożarnej organizowanie szkoleń członków OSP i ćwiczeń jednostek OSP,

- rozliczanie kosztów akcji gaśniczej.

III. Z zakresu spraw wojskowych i obrony cywilnej:

1) Prowadzenie spraw dotyczących wojskowości i obrony cywilnej w zakresie uregulowanym ustawą o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności:

- ponoszenie pełnej odpowiedzialności materialnej za użyczony sprzęt OC, znajdujący się na stanie w magazynie OC w Urzędzie Gminy Bakałarzewo.

Rozdział VI

ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW PRAWNYCH

§ 19

Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:

1) akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,

2) układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła,

3) dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.

§ 20

1. Akt prawny powinien zawierać:

1) tytuł,

2) wskazanie podstawy prawnej,

3) zakres przedmiotowy podlegający regulacji,

4) wskazanie odpowiedzialnego za wykonanie,

5) określenie terminu wejścia w życie.

2. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta.

3. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.

4. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:

1) ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe,

2) z Sekretarzem Gminy,

3) z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.

5 Projekt aktu prawnego powinien uzyskać akceptację pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym Radcy Prawnego.

3. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego należy przedłożyć Wójtowi.

§ 21

1. Podjęte akty prawne organów gminy numeruje się według zasad ustalonych w Statucie Gminy.

2. Akty prawne wewnętrznego urzędowania, wydawane przez Wójta w formie zarządzeń numeruje się kolejnymi numerami (cyfra arabska) w ciągu roku.

3. Zbiory aktów prawnych, o których mowa w ust.1 i 2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy.

§ 22

Wydane akty prawne pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy przekazuje pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, odpowiedzialnym za ich realizację.

Rozdział VII

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 23

1. Wójt podpisuje:

1) wydawane akty prawne,

2) dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewody,

3) odpowiedzi na wnioski komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych, posłów,

4) umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Gminy,

5) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

6) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników,

7) pisma związane ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

8) odwołania od decyzji oraz pisma w sprawach toczących się przed NSA,

9) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,

10) odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli, Prokuratury i Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem,

11) pisma związane ze współpracą zagraniczną,

12) wnioski o nadanie odznaczeń,

13) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie zastrzegł dla siebie.

§ 24

Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta oraz decyzje do podpisywania, których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.

§ 25

Pracownicy mogą podpisywać:

1) korespondencję bieżącą należącą do zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, nie mającą znamion decyzji lub rozstrzygnięć i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta,

2) decyzje administracyjne do wydawania, których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.

§ 26

Pracownik przygotowujący projekty pisma lub decyzji administracyjnych, odpowiada za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów

Rozdział VIII

TRYB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI ORAZ SKARG I WNIOSKÓW

§ 27

1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy.

§ 28

1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i w przepisach szczególnych.

2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz realizacją słusznych interesów obywateli.

3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy - zgodnie z ustalonymi zakresami czynności.

§ 29

Pracownicy Urzędu obsługujący interesantów zobowiązani są do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na sposób załatwienia spraw, a w szczególności:

1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,

2) informowania zainteresowanych o możliwości załatwienia ich spraw,

3) powiadamiania stron o przyczynie nie załatwienia spraw w obowiązującym terminie,

4) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć,

5) niezwłocznego załatwiania spraw wypływających z Rady Gminy i jej komisji oraz spraw, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego,

6) inne sprawy, nie wymienione w pkt.5 winne być załatwione bez zbędnej zwłoki, według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

§ 30

1. Wójt i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu.

2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu.

3. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków powinna być wywieszona w widocznym miejscu w Urzędzie.

§ 31

1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.

2. Sprawy wniesione ustnie nie mające charakteru skargi lub wniosku ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć interesantów.

3. Rejestry, o których mowa w ust.1 i ust.2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy.

§ 32

1. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.

2. Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko do spraw obsługi organów gminy o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

§ 33

Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwienia zgłoszonych skarg i wniosków oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.

Rozdział IX

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

§ 34

System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.

§ 35

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:

1) Sekretarz Gminy - w zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych, przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej, dyscypliny pracy,

2) Skarbnik Gminy- w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.

3) kierownicy komórek organizacyjnych - w zakresie działania komórki organizacyjnej, w stosunku do pracowników komórki.

§ 36

1. Kontrola zewnętrzna obejmuje sposób realizowania zadań przez gminne jednostki organizacyjne.

2. Kontrolę zewnętrzną sprawują pracownicy według ustalonego zakresu czynności, w oparciu o wytyczne Wójta ustalające zakres tematyczny i sposób wykonania czynności kontrolnych i na podstawie upoważnienia Wójta.

3. Kontrole finansowe w jednostkach powiązanych z budżetem gminy wykonuje Skarbnik Gminy

§ 37

Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 38

1. Działalność kontrolna powinna być łączona z udzieleniem instruktażu.

2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się notatkę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany.

3. Wyniki kontroli kontrolujący przedkłada Wójtowi.

§ 39

1. W Urzędzie prowadzony jest scentralizowany rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznych wykonywanych przez NIK i inne jednostki kontrolujące.

2. Materiały pokontrolne po zarejestrowaniu przekazywane są pracownikom, którzy przygotowują stosowne informacje o sposobie ich wykorzystania, w tym również o sposobie realizacji zaleceń w zakresie swojej właściwości.

Rozdział X

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 40

Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają zakresy czynności.