ZARZĄDZENIE NR 565.2014
WÓJTA GMINY MAJDAN KRÓLEWSKI
z dnia 4 sierpnia 2014 r.
w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia i aktualizacji kart usług
wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 594 ze zm. ) zarządza się, co następuje :
§ 1.
Wprowadza się Procedurę tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Wprowadza się Procedurę aktualizacji kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski stanowiącą załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 3.
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Majdan Królewski.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 565.2014
Wójta Gminy Majdan Królewski
z dnia 4 sierpnia 2014 r.
Procedura
tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami
w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
Niniejsza procedura została opracowana w ramach projektu „URZĘDY PRZYJAZNE I BEZ BARIER” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 – Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013.
1. Procedura określa zasady tworzenia kart usług (wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami) świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski. Procedura określa czynności od identyfikacji potrzeby stworzenia kart usług i stworzenia całościowego katalogu kart usług świadczonych w urzędzie a następnie przygotowanie projektów kart, ich weryfikację do zatwierdzenia i udostępnienia kart dla klientów Gminy Majdan Królewski w wersji papierowej i elektronicznej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.
2. W zakresie formularzy elektronicznych Procedura określa również ich udostępnianie dla klientów Gminy Majdan Królewski na ePUAP.
3. Wdrożenie procedury uczyni proces tworzenia kart usług jasnym i czytelnym dla pracowników wykonujących usługi związane z zakresem ich obowiązków. Obowiązujące karty usług ułatwią klientom Gminy Majdan Królewski dostęp do świadczonych w urzędzie usług, wpłyną na sprawność obsługi klientów Urzędu, co w konsekwencji podniesie poziom działania na rzecz klientów urzędu.
II. Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:
1) BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Majdan Królewski;
2) ePUAP – należy przez to rozumieć Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej;
3) karcie usług - należy przez to rozumieć jednorodne pod względem formatu
i standardu opracowanie usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski i udostępnione dla klientów urzędu wraz z wszystkimi niezbędnymi wnioskami i formularzami oraz przykładowymi wypełnieniami wniosków i formularzy;
4) katalogu – należy przez to rozumieć katalog świadczonych usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski;
5) ewidencji - należy przez to rozumieć ewidencję kart usług realizowanych w danej komórce organizacyjnej;
6) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referat lub samodzielne stanowisko pracy;
7) urzędniku - należy przez to rozumieć pracownika merytorycznego, do którego obowiązków należy załatwianie określonego rodzaju spraw, zgodnie
z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Majdan Królewski oraz zakresem czynności;
8) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Majdan Królewski;
9) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Majdan Królewski.
III. Karty usług
1. Karty usług tworzone są według jednolitego wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
2. Każda karta usług stanowi jednolite pod względem graficznym opracowanie i zawiera informacje dotyczące następujących punktów:
1) nazwa usługi;
2) wymagane dokumenty;
3) miejsce złożenia dokumentów;
4) opłaty;
5) termin składania;
6) termin rozpatrzenia;
7) podstawa prawna;
8) tryb odwoławczy;
9) dodatkowe informacje;
10) formularze i wnioski do pobrania.
3. Na karcie usług podpisują się :
1) urzędnik, który opracował kartę usługi;
2) radca prawny, który zaopiniował kartę usługi;
3) Sekretarz, który zaakceptował kartę usługi;
4) Wójt zatwierdzając kartę usługi.
4. Karty usług numerowane są według jednolitego wzoru: symbol komórki organizacyjnej i kolejny numer usługi (wynikający z ewidencji), np. IP-01.
5. Do kart usług dołączane są formularze, które dzieli się na:
1) zewnętrzne (wynikające z przepisów prawnych);
2) wewnętrzne (wynikające z uchwał Rady Gminy Majdan Królewski, zarządzeń Wójta Gminy Majdan Królewski lub opracowane w danej komórce organizacyjnej).
IV. Tworzenie kart usług
1. Tworzenie kart usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski odbywa się w następujących etapach:
1) Etap 1 – Sekretarz zleca urzędnikom przygotowanie katalogu usług świadczonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, dla których będą tworzone karty usług;
2) Etap II – weryfikacja i zatwierdzenie przez Sekretarza zaproponowanych przez urzędników katalogów świadczonych usług. Nazwy świadczonych usług w katalogach powinny być zgodne z listą spraw realizowanych na ePUAP;
3) Etap III – stworzenie przez Sekretarza katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ,dla których zostaną przygotowane karty usług wraz z odpowiednimi formularzami i wnioskami z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury;
4) Etap IV – Sekretarz zleca urzędnikom wykonanie kart usług zgodnie z katalogiem, o którym mowa w pkt. 3 oraz podejmuje decyzję o zleceniu implementacji wybranychformularzy do stworzonych kart usług na ePUAP.
2. Proces postępowania w przypadku tworzenia karty usługi:
1) urzędnik opracowuje kartę usługi na szablonie wzoru karty dołączając stosowne wnioski i formularze;
2) urzędnik sprawdza kartę usługi pod względem merytorycznym;
3) urzędnik formatuje kartę usługi pod względem graficznym;
4) przygotowaną kartę usługi:
a) opiniuje radca prawny,
b) akceptuje Sekretarz,
c) zatwierdza Wójt;
5) w przypadku podjęcia decyzji o implementacji formularzy na ePUAP, Sekretarz wydaje odpowiedzenie zlecenie.
3. Każda z osób biorących udział w procesie może zgłosić konieczność naniesienia korekt i poprawek do tworzonej karty usług.
4. W przypadku uwag do przygotowanej karty usług, koniecznych zmian dokonuje urzędnik opracowujący kartę.
5. Tworzenie karty usługi według powyższej procedury obrazuje schemat stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
V. Ewidencja kart usług
1. Karty usług po zatwierdzeniu zostają przekazane do danej komórki organizacyjnej, w której realizowana jest usługa w celu nadania numerów i wprowadzenia do ewidencji kart usług.
2. Wzór ewidencji kart usług w komórce organizacyjnej Urzędu Gminy Majdan Królewski stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury.
3. Oryginały kart usług wraz z ewidencją kart usług znajdują się w komórce organizacyjnej, w której realizowane są dane usługi.
4. Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja danych zawartych w kartach oraz przygotowanie propozycji uzupełnienia katalogu usług
świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski o nowe karty usług, należy do urzędnika merytorycznego na danym stanowisku pracy.
VI. Odpowiedzialność
Odpowiedzialność wynikająca z treści niniejszej procedury jest następująca:
1. Sekretarz odpowiada za:
1) zlecenie urzędnikom przygotowanie katalogu usług świadczonych w komórkach organizacyjnych;
2) weryfikację i zatwierdzenie katalogów świadczonych usług dla poszczególnych komórek organizacyjnych;
3) tworzenie katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski , z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne;
4) zlecenie urzędnikom wykonanie kart usług, które wchodzą do katalogu;
5) zlecenie pracownikowi lub wykonawcy zewnętrznemu implementacji wybranych formularzy elektronicznych na ePUAP.
2. Urzędnik wykonujący daną usługę odpowiada za:
1) opracowanie karty usługi na wzorze;
2) sprawdzenie karty usługi pod względem merytorycznym;
3) formatowanie karty usługi pod względem graficznym;
4) wprowadzenie zmian w przypadku zgłoszenia uwag do tworzonej karty usług;
5) monitorowanie aktualizacji kart usług świadczonych na danym stanowisku pracy;
6) przekazanie zatwierdzonych kart usług do administratora celem publikacji w BIP;
7) przekazanie zatwierdzonych kart usług w wersji papierowej na stanowiska pracowników realizujących dane usługi.
VII. Dostęp do kart usług
1. Zatwierdzone karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji elektronicznej urzędnik przekazuje do administratora celem publikacji na stronie BIP Urzędu Gminy Majdan Królewski .
2. Zatwierdzone karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji papierowej urzędnik wykłada dla klientów na stanowisku, na którym realizuje dane usługi.
VIII. Dostęp do formularzy elektronicznych
1. Formularze elektroniczne przygotowane zgodnie z wymaganiami Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej podlegają publikacji na EPUAP.
2. Publikacji/implementacji formularzy elektronicznych o których mowa w pkt. 1 dokonuje wyznaczony pracownik lub wykonawca zewnętrzny na zlecenie Sekretarza.
Załącznik nr 1 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi
wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
WZÓR KARTY USŁUG
| Urząd Gminy w Majdanie Królewskim ul. Rynek 1a, 36 – 110 Majdan Królewski Tel. 15 847 10 73, 15 847 10 74 Fax. 15 847 18 90 http://www.majdankrolewski.biuletyn.net http://www.majdankrolewski.pl e-mail: sekretariat@majdankrolewski.pl | |
Wersja: ……. z dnia……….2014r. | KARTA USŁUGI | Nr karty |
Nazwa usługi:
…………………...........................................................................................................................
|
Podstawa prawna: |
| ||
Wymagane dokumenty: |
| ||
Opłaty: |
| ||
Miejsce załatwienia sprawy: |
| ||
Termin składania dokumentów: |
| ||
Termin rozpatrzenia sprawy: |
| ||
Tryb odwoławczy: |
| ||
Uwagi i dodatkowe informacje: |
| ||
Formularze wniosków i druki do pobrania: |
| ||
| Imię i nazwisko | Data i podpis | |
Opracował: |
|
| |
Zaopiniował: |
|
| |
Zaakceptował: |
|
| |
Zatwierdził: |
|
| |
Załącznik nr 2 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi
wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
KATALOG USŁUG ŚWIADCZONYCH DLA KLIENTÓW
W URZĘDZIE GMINY MAJDAN KRÓLEWSKI
I. Referat/Stanowisko ………………………………
Numer karty usług | Nazwa usługi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. Referat/Stanowisko ………………………………
Numer karty usług | Nazwa usługi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
III. Referat/Stanowisko ………………………………
Numer karty usług | Nazwa usługi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. Referat/Stanowisko ………………………………
Numer karty usług | Nazwa usługi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik nr 3 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi
wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
Schemat tworzenia kart usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
Załącznik nr 4 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi
wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
EWIDENCJA KART USŁUG
REFERAT/ STANOWISKO…………………………..
Lp. | Numer karty usług | Nazwa usługi | Data założenia /aktualizacji karty |
1. |
|
|
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
4. |
|
|
|
5. |
|
|
|
6. |
|
|
|
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 565.2014
Wójta Gminy Majdan Królewski
z dnia 4 sierpnia 2014 r.
Procedura
aktualizacji kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami
i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski
Niniejsza procedura została opracowana w ramach projektu „URZĘDY PRZYJAZNE I BEZ BARIER” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 – Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013.
I. Cel i przedmiot procedury
1. Procedura określa zasady aktualizowania kart usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski . Procedura określa czynności od momentu potrzeby aktualizacji kart usług poprzez opiniowanie, zatwierdzanie aktualizowanych kart usług aż do udostępnienia takich kart klientom Gminy Majdan Królewski w wersji papierowej i elektronicznej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.
2. W zakresie formularzy elektronicznych Procedura określa również ich udostępnianie dla klientów Gminy Majdan Królewski na ePUAP.
3. Wdrożenie procedury uczyni proces aktualizacji kart usług jasnym i czytelnym dla pracowników wykonujących usługi związane z zakresem ich obowiązków. Obowiązujące karty usług ułatwią klientom Gminy Majdan Królewski dostęp do świadczonych w urzędzie usług i wpłyną na sprawność obsługi klientów urzędu.
II. Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:
1) BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Majdan Królewski ;
2) ePUAP – należy przez to rozumieć Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej;
3) karcie usług - należy przez to rozumieć jednorodne pod względem formatu i standardu opracowanie usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski i udostępnione dla klientów urzędu wraz z wszystkimi niezbędnymi wnioskami i formularzami oraz przykładowymi wypełnieniami wniosków i formularzy;
4) katalogu – należy przez to rozumieć katalog świadczonych usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ;
5) ewidencji - należy przez to rozumieć ewidencję kart usług realizowanych w danej komórce organizacyjnej;
6) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referat lub samodzielne stanowisko pracy;
7) urzędniku - należy przez to rozumieć pracownika merytorycznego do którego obowiązków należy załatwianie określonego rodzaju spraw, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Majdan Królewski oraz zakresem czynności;
8) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Majdan Królewski ;
9) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Majdan Królewski .
III. Przyczyny aktualizowania kart usług
1. Konieczność aktualizacji kart usług wynika w szczególności z następujących powodów:
1) zmiany przepisów;
2) wprowadzenia nowych przepisów;
3) uchwał Rady Gminy Majdan Królewski ;
4) Zarządzeń Wójta;
5) uzasadnionych wniosków klientów;
6) oceny aktualności kart usług;
7) zaprzestania świadczenia danej usługi w Urzędzie.
2. Może też zaistnieć potrzeba wdrożenia nowych usług, z czym wiąże się konieczność aktualizacji katalogu świadczonych usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski i opracowanie nowej karty usługi.
IV. Aktualizacja kart usług
1. Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja danych zawartych w kartach oraz przygotowanie propozycji uzupełnienia katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski o nowe karty usług, należy do urzędnika merytorycznego na danych stanowisku pracy.
2. Urzędnicy merytoryczni wykonujący dane usługi raz w roku do końca czwartego kwartału dokonują kontroli aktualności kart usług w danej komórce organizacyjnej. Z niniejszej czynności urzędnik sporządza krótki protokół, który przedkłada Sekretarzowi. W razie konieczności aktualizowania karty usług postępują zgodnie z pkt. 3 niniejszego rozdziału procedury.
3. W przypadku konieczności dokonania aktualizacji karty usługi wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami proces ten wygląda następująco:
1) urzędnik merytoryczny sporządza aktualizację karty usługi na szablonie wzoru karty;
2) urzędnik sprawdza aktualizowaną kartę usługi pod względem merytorycznym;
3) urzędnik formatuje aktualizowaną kartę usługi pod względem graficznym;
4) urzędnik w przypadku konieczności aktualizacji formularza udostępnionego na ePUAP zgłasza Sekretarzowi konieczność jego aktualizacji na ePUAP;
5) przygotowaną aktualizowaną kartę usługi :
a) opiniuje radca prawny,
b) akceptuje Sekretarz,
c) zatwierdza Wójt.
6) w przypadku zgłoszenia konieczności aktualizacji formularza udostępnionego na ePUAP, Sekretarz wydaje odpowiedzenie zlecenie.
4. Każda z osób biorących udział w procesie może zgłosić konieczność naniesienia korekt/poprawek do aktualizowanej karty usług.
5. W przypadku uwag do aktualizowanej karty usługi, koniecznych zmian dokonuje urzędnik aktualizujący kartę.
6. Aktualizację kart usług według powyższej procedury obrazuje schemat stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
V. Opracowanie nowej karty usług
1. W przypadku konieczności opracowania nowej karty usługi proces postępowania jest następujący:
1) urzędnik składa wniosek do Sekretarza o opracowanie nowej karty usługi;
2) w przypadku wyrażenia zgody Sekretarz wpisuje nową kartę usługi do katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski a urzędnik opracowuje nową kartę usługi.
2. W przypadku określonym w rozdz. V ust. 1 pkt 2) rozdział III i IV Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski stosuje się odpowiednio.
VI. Usunięcie karty usługi
1. W przypadku konieczności usunięcia karty usługi proces postępowania jest następujący:
1) urzędnik składa wniosek wraz z uzasadnieniem do Sekretarza o usunięcie karty usługi;
2) w przypadku wyrażenia zgody Sekretarz wykreśla kartę usługi z katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ;
3) w przypadku konieczności usunięcia formularza z ePUAP Sekretarz wydaje odpowiednie zlecenie.
2. W przypadku określonym w rozdz. VI ust. 1 pkt 2 urzędnik wykreśla daną kartę usługi z ewidencji kart usług prowadzonej w danej komórce organizacyjnej oraz przekazuje wniosek do administratora celem usunięcia karty usługi ze strony BIP Urzędu Gminy Majdan Królewski .
3. Urzędnik usuwa daną kartę usługi w wersji papierowej ze stanowiska pracy, gdzie była realizowana dana usługa.
4. Formularz elektroniczny z ePUAP usuwa wyznaczony pracownik lub wykonawca zewnętrzny na zlecenie Sekretarza.
VII. Odpowiedzialność
Odpowiedzialność wynikająca z treści niniejszej procedury jest następująca:
1. Sekretarz odpowiada za:
1) zatwierdzenie wniosku w sprawie usunięcia karty usługi lub utworzenia nowej karty usługi;
2) wpisywanie nowej karty usługi do katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ;
3) wyznaczenie pracownika lub wykonawcy zewnętrznego do usunięcia formularz elektronicznych z ePUAP;
4) wyznaczenie pracownika lub wykonawcy zewnętrznego do zamieszczenia zaktualizowanych formularzy elektronicznych na ePUAP.
2. Urzędnik wykonujący daną usługę odpowiada za:
1) kontrolę raz w roku aktualności kart usług;
2) monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa;
3) aktualizację danych zawartych w kartach usług;
4) przygotowanie propozycji uzupełnienia katalogu usług świadczonych w Urzędzie;
5) monitorowanie aktualizacji kart usług świadczonych na danych stanowisku pracy;
6) przekazanie zaktualizowanych kart usług w wersji elektronicznej do Administratora celem publikacji na stronie BIP Gminy Majdan Królewski ;
7) wyłożenie zaktualizowanych kart usług w wersji papierowej na stanowisku gdzie realizowane są dane usługi.
VIII. Ewidencja zaktualizowanych kart usług
1. Zaktualizowane karty usług po zatwierdzeniu zostają przekazane do danej komórki organizacyjnej w której realizowana jest usługa w celu wprowadzenia zmian w ewidencji kart usług.
2. Oryginały zaktualizowanych kart usług wraz z ewidencją kart usług znajdują się komórce organizacyjnej w której realizowane są dane usługi.
IX. Dostęp do zaktualizowanych kart usług
1. Zatwierdzone i zaktualizowane karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji elektronicznej urzędnik przekazuje do administratora celem publikacji na stronie BIP Urzędu Gminy Majdan Królewski .
2. Zatwierdzone zaktualizowane karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji papierowej urzędnik wykłada dla klientów na stanowisku na którym realizuje dane usługi.
3. Zatwierdzone zaktualizowane formularze elektroniczne wyznaczony pracownik lub wykonawca zewnętrzny na zlecenie Sekretarza umieszcza/implementuje na ePUAP.