„Regulamin przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków
w Starostwie Powiatowym w Poddębicach”
„Zasady i tryb przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach” regulują przepisy Działu VIII ustawy z dnia 16 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071; z 2001 r. Nr 49, poz. 509; z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387; z 2003 r. Nr 130, poz. 1188, Nr 170, poz. 1660: z 2004 r. Nr 162, poz. 1692: z 2005 r. Nr, 64, poz. 56, Nr 78, poz. 682, Nr 181, poz. 1524; z 2008 r. Nr 229, poz. 1539; z 2009 r. Nr 195, poz. 1501, Nr 216, poz. 1676; z 2010 r. Nr 40, poz. 230; Nr 182, poz. 1228; Nr 254, poz. 1700; z 2011 r. Nr 6, poz. 18; Nr 34, poz. 173, Nr 106, poz. 622) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).
Rozdział I
Przyjmowanie skarg i wniosków
1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone:
1) pisemnie na adres: Starostwo Powiatowe w Poddębicach, ul. Łęczycka 16, 99-200 Poddębice.
2) pisemnie do dziennika podawczego w kancelarii Starostwa Powiatowego w Poddębicach (parter) w dniach pracy urzędu w godzinach 8.00 – 16.00.
3) fax-em na nr: 0 43 678 27 01.
4) pocztą elektroniczną na adres: powiat@poddebicki.pl
5) ustnie do protokołu. Interesanci zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków do Starostwa Powiatowego w Poddębicach przyjmowani są przez:
- Starostę Poddębickiego w poniedziałki w godzinach 15.00 – 17.00
- Wicestarostę we wtorki w godzinach 8.30 – 10.30
- Sekretarza Powiatu w dniach i w godzinach pracy urzędu, tj. w poniedziałek od godz. 8.00 do godz. 18.00, wtorek-czwartek od godz. 8.00 do godz. 16.00, piątek od godz. 8.00 do godz. 14.00,
- Naczelników Wydziałów w dniach pracy urzędu w godzinach 8.00 – 14.00.
W przypadku, gdy poniedziałek przypada w dzień ustawowo wolny od pracy interesanci przyjmowani są w następny dzień roboczy.
2. W pozostałe dni tygodnia istnieje możliwość przyjęcia interesantów poza godzinami pracy urzędu, po wcześniejszym ustaleniu terminu i godziny spotkania drogą telefoniczną lub osobiście za pośrednictwem Sekretariatu Starosty (tel. 0 43 678 78 16).
3. Skargi i wnioski składane pisemnie oraz nadsyłane drogą elektroniczną zawierać powinny imię i nazwisko (nazwę) oraz adres wnoszącego.
4. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego, jeśli nie ma możliwości ustalenia tego adresu, pozostawia się bez rozpatrzenia.
5. W przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który powinien zawierać datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię i nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści skargi. Przyjmujący skargi i wnioski jest obowiązany potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli tego żąda wnoszący. Wzór protokołu przyjęcia skargi lub wniosku ustnej(ego) określony został w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu.
Rozdział II
Organy właściwe do rozpatrywania skarg i wniosków
1. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej Rady Powiatu jest Wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - Regionalna Izba Obrachunkowa.
2. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności organów wykonawczych Powiatu, w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest Wojewoda.
3. Organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest Rada Powiatu.
Rozdział III
Ewidencjonowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków
1. Wpływające skargi i wnioski, przed przystąpieniem do ich merytorycznego, rozpatrzenia rejestrowane są w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Wydział Organizacyjny, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Wydział Organizacyjny dokonuje rejestracji skargi lub wniosku z adnotacją terminu ich rozpatrzenia.
3. Jeżeli organ samorządu terytorialnego, do którego wniesiono skargę lub wniosek nie jest właściwy do jej rozpatrzenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dniprzekazuje skargę lub wniosek właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego lub wskazując właściwy organ.
4. Rejestr skarg i wniosków obejmuje:
a) liczbę porządkową;
b) numer ewidencyjny sprawy;
c) datę wpływu;
d) imię, nazwisko oraz adres zgłaszającego;
e) przedmiot skargi (wniosku);
f) informacje o przekazaniu skargi (wniosku) do załatwienia do innego wydziału lub innego organu;
g) datę załatwienia skargi (wniosku);
h) sposób załatwienia skargi (wniosku);
i) datę wysłania zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi (wniosku);
j) uwagi.
5. Jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy komórki organizacyjne Starostwa prowadzą zgodnie z właściwością postępowanie wyjaśniające.
6. Naczelnicy komórek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za należyte i terminowe załatwianie skarg i wniosków, w szczególności przygotowują stanowisko merytoryczne w sprawie będącej przedmiotem skargi wraz z projektem odpowiedzi na skargę.
7. Skarga dotycząca określonego pracownika nie może być przekazana do rozpatrzenia temu pracownikowi ani pracownikowi, wobec którego pozostaje on w stosunku nadrzędności służbowej.
8. Wpływające do Starostwa skargi i wnioski powinny być załatwiane starannie i terminowo, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
9. W razie nie załatwienia skargi w terminie, o którym mowa w ust. 7 w sprawie szczególnie skomplikowanej załatwienie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.
10. O każdym nie załatwieniu skargi lub wniosku w terminach, o których mowa w ust. 7 i 8 należy zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
11.O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnoszącego. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
12. Korespondencja w sprawie skarg i wniosków winna być opatrzona numerem rejestru i zawierać kolejny numer sprawy.
13. Rozpatrzoną skargę lub wniosek wraz z projektem odpowiedzi oraz korespondencję stanowiącą dokumentację z postępowania wyjaśniającego Naczelnik komórki organizacyjnej przekazuje do Wydziału Organizacyjnego. W aktach komórki merytorycznej pozostawia się kopie tych dokumentów.
Rozdział IV
Nadzór i kontrola nad prawidłowością załatwiania spraw i wniosków
1. Bieżącą kontrolę nad przyjmowaniem, rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Powiatu.
2. Nadzór nad realizacją zadań wynikających z niniejszego dokumentu sprawuje Starosta.
3. Informację na temat realizacji zadań związanych ze skargami i wnioskami, ewidencjonowaniem i terminowością ich załatwiania przedkłada się Staroście Poddębickiemu w okresach półrocznych do dnia 15 stycznia i 15 lipca.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisy rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
Załącznik nr1
do Regulaminu przyjmowania,
rejestrowania oraz załatwiania skarg
i wniosków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach
(pieczęć urzędu)
P R O T O K Ó Ł
przyjęcia skargi/wniosku wniesionej (ego) ustnie
w dniu .................................................................... w..................................................................
Pani ( Pan).....................................................................................................................................
zamieszkała ( y ) w.............................................ul.......................................................nr.............
wnosi ustnie do protokołu skargę/wniosek x o następującej treści:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Podmiot wnoszący dołącza do protokołu następujące załączniki :
1)................................................
2)................................................
Protokół niniejszy został wnoszącemu odczytany .
Protokół sporządził: Podpis wnoszącego:
........................................................... ...........................................................
x - niepotrzebne skreślić.
Pobierz załącznik (protokół) w formacie WORD
Pobierz załącznik (protokół) w formacie PDF