Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich:
Kierownikiem Referatu jest Paweł Cieślak.
Przyjmuje w pokoju nr 5, codziennie w godz. 7.00 - 15.00
tel. (41) 300-16-35
Zadania Referatu:
I.
- Opracowywanie i aktualizowanie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu we współpracy z Sekretarzem Gminy.
- Nadzór nad stanem organizacji i funkcjonowania Urzędu w zakresie:
- realizacji uchwał Rady,
- załatwiania interpelacji i wniosków radnych,
- przestrzegania postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, Regulaminu Pracy Urzędu,
- rozpatrywania skarg i wniosków,
- stosowania instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
- Prowadzenie rejestrów:
- skarg i wniosków,
- aktów prawnych wydanych przez Wójta,
- wydanych upoważnień,
- udzielanych pełnomocnictw,
- spraw sądowych Gminy,
- wydawanych pieczęci,
- upoważnień, o których mowa w § 6 ust.1 pkt 5.
- Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
- Przygotowywanie dokumentów związanych z przeprowadzaniem procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
- Przygotowywanie dokumentacji w związku z zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę.
- Prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.
- Planowanie, organizowanie i przeprowadzanie kontroli w Referatach Urzędu w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, Instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz przepisów prawa materialnego.
- Koordynowanie działań związanych ze współpracą zagraniczną prowadzoną przez Urząd Gminy.
- Wykonywanie prac w ramach współpracy Gminy z samorządami i organizacjami samorządu terytorialnego w kraju.
- Koordynowanie czynności związanych z udziałem Wójta i Zastępcy w spotkaniach, uroczystościach i wyjazdach.
- Wykonywanie czynności związanych z wyborami samorządowymi, parlamentarnymi, prezydenckimi, referendami i spisami - w zakresie należącym do Gminy.
- Przekazywanie do Referatu Finansów informacji o planowanym stanie zatrudnienia w Urzędzie oraz planowanie środków na wynagrodzenia, a także danych niezbędnych do prawidłowego i terminowego naliczenia odpisów na ZFŚS i PFRON,
- Utrzymywanie budynku użytkowanego przez Urząd i urządzeń w nim znajdujących się w należytym stanie, planowanie remontów kapitalnych i bieżących napraw, dbałość o estetykę pomieszczeń ogólnodostępnych, jak i pomieszczeń biurowych, utrzymywanie w należytym stanie pomieszczeń technicznych i gospodarczych oraz pomieszczeń Archiwum Zakładowego.
- Administrowanie budynkiem oraz lokalami biurowymi Urzędu.
- Utrzymanie porządku i bezpieczeństwa w budynku administracyjnym Urzędu oraz na terenie przyległym do budynku.
- Gospodarkę odzieżą ochronną pracowników obsługi.
- Zaopatrzenie materiałowo - techniczne Urzędu.
- Prowadzenie magazynu materiałów biurowych Urzędu, w tym ewidencja ilościowa.
- Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu.
- Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z wymaganiami Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik Nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
- Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich do wywieszenia w siedzibie Urzędu.
- Prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i tablic urzędowych.
- Prowadzenie kontroli w zakresie zabezpieczenia budynku i majątku będącego na wyposażeniu Urzędu.
- Prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie.
- Wprowadzanie na bieżąco do książki inwentarzowej zakupionych sprzętów i materiałów zgodnie z wymogami instrukcji wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie oraz nanoszenie odpowiednich oznakowań na te sprzęty.
II. Obsługę informatyczną - obejmującą w szczególności następujące zadania:
- Opracowywanie i wdrażanie ogólnej koncepcji informatyzacji Urzędu,
- Zabezpieczenie Urzędu w sprzęt informatyczny oraz jego bieżące utrzymanie,
- Organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego,
- Administrowanie systemami i sieciami informatycznymi w Urzędzie, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych
- Wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 7 maja 2010r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych, w tym w zakresie zapewnienia mieszkańcom Gminy bezpłatnej usługi dostępu do Internetu.
III. Zabezpieczenie realizacji przez pracowników Urzędu postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, w tym:
- Wkonywanie obowiązków „Administratora bezpieczeństwa informacji"
- Opracowywanie instrukcji zabezpieczenia danych osobowych,
- Wydawanie pracownikom upoważnień do dostępu do danych osobowych,
- Prowadzenie rejestru upoważnionych osób do dostępu do danych osobowych,
- Zgłaszanie do Głównego Inspektora Ochrony danych osobowych wniosków o rejestrację nowych zbiorów danych osobowych oraz o zmiany w już zarejestrowanych zbiorach,
IV. W zakresie prawa dostępu do informacji publicznej - realizacja obowiązków nałożonych na Gminę w zakresie dostępu do informacji publicznej, wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji poprzez:
- Wykonywanie funkcji „Administratora Biuletynu Informacji Publicznej",
- Koordynację zadań redakcyjnych związanych z prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Zagnańsk,
- Monitoring zasobów stron podmiotowych BIP jednostek organizacyjnych,
- Inicjowanie działań, w tym z wykorzystaniem nowoczesnych środków przekazu służących powszechnej dostępności do informacji publicznej,
- Obsługa informatyczna ponosi odpowiedzialność za stronę internetową Urzędu oraz dba o jej aktualizowanie zarówno pod względem informacyjnym jak i wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań informatycznych.
V. W zakresie obsługi organizacyjno - technicznej sesji Rady Gminy:
- Dostarczanie w terminach określonych Statutem Gminy - radnym, Wójtowi, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi, Skarbnikowi oraz Kierownikom Referatów oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy:
- zawiadomień o sesji, posiedzeniach Komisji ,
- projektów uchwał,
- informacji i innych niezbędnych materiałów związanych z przedmiotem sesji i pracami Komisji,
- Doręczanie Wójtowi opinii Komisji do projektów zgłaszanych uchwał niezwłocznie po ich podjęciu, lecz nie później niż na trzy dni przed terminem sesji,
- Sporządzanie protokołów stanowiących urzędowy zapis przebiegu obrad sesji podejmowania uchwał i rozstrzygnięć,
- Przekazywanie uchwał:
- Wójtowi - do siódmego dnia po posiedzeniu (sesji) Rady,
- Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej (w imieniu Wójta) - w ciągu 7 dni od dnia ich podjęcia,
- Wojewodzie (w imieniu Wójta ) - w ciągu 2 dni - akty ustanawiające przepisy porządkowe,
- Właściwym Referatom Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym Gminy - niezwłocznie.
- Przekazywanie Wójtowi zawiadomień Wojewody o wszczęciu postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności uchwały rady,
- Przekazywanie Przewodniczącemu Rady Gminy kopii merytorycznej odpowiedzi Wójta do Wojewody dotyczącej uchwały, w stosunku do której zostało wszczęte postępowanie w sprawie stwierdzenia jej nieważności,
- Doręczanie Wójtowi rozstrzygnięć nadzorczych Wojewody dotyczących stwierdzenia nieważności uchwał Rady Gminy.
VI. Obsługę kancelaryjno - biurową Przewodniczącego Rady Gminy oraz radnych w sprawach wynikających z wykonywania mandatu radnego w zakresie uzgodnionym z Przewodniczącym Rady, w tym:
- Przygotowywanie informacji i sprawozdań na wniosek Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji.
- Sporządzanie protokołów z posiedzeń Komisji Rady.
- Podejmowanie czynności zapewniających realizację wniosków Komisji poprzez:
- prowadzenie ewidencji wniosków,
- przekazywanie kopii wniosków Komisji - do wiadomości Wójtowi i jego Zastępcy,
- przekazywanie wniosków i opinii właściwym adresatom,
- nadzór nad terminowym załatwieniem wniosków Komisji.
- Podejmowanie czynności związanych z realizacją interpelacji radnych.
- Prowadzenie rejestru:
- interpelacji radnych,
- uchwał Rady Gminy,
- projektów uchwał Rady.
- Udzielanie pomocy radnym przy wykonywaniu mandatu m.in. poprzez zapewnienie radnym materiałów umożliwiających uczestnictwo w sesjach i pracach Komisji.
- Przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.
- Prowadzenie obsługi organizacyjno - technicznej posiedzeń Młodzieżowej Rady Gminy w Zagnańsku.
VII. Wynikające z ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej:
- współpracowanie z instytucjami w zakresie tworzenia i promocji różnorodnych form sztuki,
- działalność informacyjna i wydawnicza,
- edukacja kulturalna,
- działanie na rzecz rozwoju pozainstytucjonalnych inicjatyw kulturalnych,
- realizacja mecenatu Gminy nad działalnością kulturalną.
- wydawanie decyzji o zakazie odbycia imprezy artystycznej lub rozrywkowej.
- prowadzenie rejestrów instytucji kultury oraz realizacji zadań wynikających z funkcji ich organizatora.
VIII. Wynikające z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych:
- prowadzenie ewidencji ludności,
- udzielanie informacji adresowych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy,
- wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach meldunkowych,
- prowadzenie kontroli meldunkowych,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców oraz przygotowywanie spisów wyborców przed zarządzonymi wyborami lub referendum,
- załatwianie wniosków o wydanie dowodu osobistego,
- współpracowanie z Departamentem Rozwoju Informatyki i Systemu Rejestrów Państwowych, Wojewódzkim Bankiem Danych - w zakresie ewidencji ludności, Centrum Personalizacji Dokumentów; - w zakresie dowodów osobistych oraz z policją, prokuraturą, sądami, urzędami skarbowymi wojskową komendą uzupełnień w zakresie prowadzonych przez te jednostki postępowań,
- wykonywanie innych obowiązków i zadań wynikających z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.
IX. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki publicznej na obszarze Gminy lub jej części - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 marca 1933r. o zbiórkach publicznych.
- Wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
- Rozpatrywanie spraw z zakresu zgromadzeń publicznych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 5 lipca 1990r. - Prawo o zgromadzeniach.
- Prowadzenie Ewidencji Działalności Gospodarczej w oparciu o przepisy ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej:
- wykonywanie czynności określonych w art. 7a do art. 7i ustawy z dnia 19 listopada 1999r. - Prawo działalności gospodarczej,
- przesyłanie do właściwych organów dodatkowych dokumentów przedłożonych przez przedsiębiorców a wymaganych przepisamiszczególnymi do złożenia do wniosku i zgłoszenia, o których mowa w ustawie z dnia 19 listopada 1999r. - Prawo działalności gospodarczej do dnia 1 lipca 2011r. zgodnie z art. 65 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw,
- przeniesienie danych przedsiębiorców wykonujących działalnośćgospodarczą, oraz przedsiębiorców którzy zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej, zawartych w dotychczasowej ewidencji dosytemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacjio Działalności Gospodarczej w terminie do dnia 31 grudnia 2011r.zgodnie z art. 66 ust.1 i 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o zmianieustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009r. Nr 18, poz. 97),
- archiwizowanie po dniu 31 grudnia 2011r. dokumentów otyczących ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przed dniem 1 lipca 2011r.
X. Wynikające z ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej:
- organizowanie akcji kurierskiej na rzecz uzupełnienia Sił Zbrojnych żołnierzami rezerwy,
- bieżąca rejestracja osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej, uczestniczenie w pracach Powiatowej Komisji Poborowej i organizowanie kwalifikacji wojskowej na obszarze Gminy,
- prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy,
- prowadzenie spraw związanych z uznawaniem poborowych i żołnierzy za jedynych żywicieli rodziny,
- świadczenie osobiste i rzeczowe na rzecz Sił Zbrojnych, Obrony Cywilnej, Policji i Straży Pożarnych,
- wykonywanie innych zadań i obowiązków wynikających z w/w ustawy.
XI. Koordynowanie działań związanych z ochroną przeciwpożarową i współpracowanie z jednostkami straży pożarnych.
XII. Nadzór nad podległymi Gminie jednostkami Ochotniczych Straży Pożarnych oraz realizowanie ustawowych obowiązków w zakresie określonym w art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej.
XIII. Prowadzenie spraw obronnych Urzędu oraz nadzór nad realizacją tych zadań przez gminne jednostki organizacyjne.
XIV. Utrzymywanie gminnego systemu wykrywania zagrożeń i alarmowania ludności, w tym opracowywanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszanie i odwoływanie pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego.
XV. Organizowanie i zabezpieczenie funkcjonowania Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego oraz wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym.
XVI. Zapewnianie działań w celu zapobiegania skutkom klęski żywiołowej lub ich usuwanie oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z ustawy z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej.
XVII. Bieżąca współpraca z dyrektorami gminnych placówek oświatowych.
XVIII. Prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego oraz innych zadań określonych w ustawie z dnia 7 września 1991r o systemie oświaty.
XIX. Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców.
XX. Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi do lat 3.
XXI. Realizacja zadań z zakresu tworzenia, łączenia, podziału gmin, ustalania ich granic, nazw oraz siedzib.
XXII. Realizacja zadań dotyczących ustalenia i zmiany urzędowych nazw miejscowości.
XXIII. Ochrona zdrowia (m.in. wydawanie decyzji o objęciu ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie ustawy „o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych").
XXIV. Koordynowanie i organizacja uroczystości związanych z obchodami świąt państwowych i patriotycznych.
XXV. Przygotowywanie opinii dotyczących rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych.
XXVI. Zabezpieczenie realizacji postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r.o ochronie danych osobowych w zakresie prowadzenia ewidencji wniosków wpływających do urzędu o udostępnienie danych ze zbiorów danych osobowych.
XXVII. Sprawowanie nadzoru nad działalnością merytoryczną:
- Gminnej Biblioteki Publicznej w Samsonowie,
- Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zagnańsku,
- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zagnańsku,
XXVIII. Wykonywanie innych nie wymienionych zadań, wynikających z przepisów w/w ustaw, realizowanych przez referat.