Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich:
Kierownikiem Referatu jest Paweł Cieślak.
Przyjmuje w pokoju nr 5, codziennie w godz. 7.00 - 15.00
tel. (41) 300-16-35
Zadania Referatu:
24) prowadzenie kontroli w zakresie zabezpieczenia budynku i majątku będącego
na wyposażeniu Urzędu.
25) prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie.
26) wprowadzanie na bieżąco do książki inwentarzowej zakupionych sprzętów i materiałów zgodnie z wymogami instrukcji wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie oraz nanoszenie odpowiednich oznakowań na te sprzęty.
2. Obsługę informatyczną - obejmującą w szczególności następujące zadania:
1) opracowywanie i wdrażanie ogólnej koncepcji informatyzacji Urzędu,
2) zabezpieczenie Urzędu w sprzęt informatyczny oraz jego bieżące utrzymanie,
3) organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania
zainstalowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego,
4) administrowanie systemami i sieciami informatycznymi w Urzędzie, w tym
archiwizowanie zasobów elektronicznych,
5)
6) wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 7 maja
2010r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych, w tym
w zakresie zapewnienia mieszkańcom Gminy bezpłatnej usługi dostępu do
Internetu.
3. Zabezpieczenie realizacji przez pracowników Urzędu postanowień ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, w tym:
1) wykonywanie obowiązków „Administratora bezpieczeństwa informacji"
2) opracowywanie instrukcji zabezpieczenia danych osobowych,
3) wydawanie pracownikom upoważnień do dostępu do danych osobowych,
4) prowadzenie rejestru upoważnionych osób do dostępu do danych
osobowych,
5) zgłaszanie do Głównego Inspektora Ochrony danych osobowych
wniosków o rejestrację nowych zbiorów danych osobowych oraz o zmiany
w już zarejestrowanych zbiorach,
4. W zakresie prawa dostępu do informacji publicznej - realizacja obowiązków nałożonych na Gminę w zakresie dostępu do informacji publicznej, wynikających
z ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji poprzez:
1) wykonywanie funkcji „Administratora Biuletynu Informacji Publicznej",
2) koordynację zadań redakcyjnych związanych z prowadzeniem Biuletynu
Informacji Publicznej Gminy Zagnańsk,
3) monitoring zasobów stron podmiotowych BIP jednostek organizacyjnych,
4) inicjowanie działań, w tym z wykorzystaniem nowoczesnych środków
przekazu służących powszechnej dostępności do informacji publicznej,
5) obsługa informatyczna ponosi odpowiedzialność za stronę internetową
Urzędu oraz dba o jej aktualizowanie zarówno pod względem informacyjnym
jak i wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań informatycznych.
5. W zakresie obsługi organizacyjno - technicznej sesji Rady Gminy:
a)dostarczanie w terminach określonych Statutem Gminy
- radnym, Wójtowi, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi, Skarbnikowi oraz
Kierownikom Referatów oraz kierownikom jednostek organizacyjnych
Gminy:
- zawiadomień o sesji, posiedzeniach Komisji ,
- projektów uchwał,
- informacji i innych niezbędnych materiałów związanych z przedmiotem
sesji i pracami Komisji,
b) doręczanie Wójtowi opinii Komisji do projektów zgłaszanych
uchwał niezwłocznie po ich podjęciu, lecz nie później niż na trzy dni
przed terminem sesji,
c) sporządzanie protokołów stanowiących urzędowy zapis przebiegu obrad sesji podejmowania uchwał i rozstrzygnięć,
2) przekazywanie uchwał:
a) Wójtowi - do siódmego dnia po posiedzeniu (sesji) Rady,
b) Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej (w imieniu
Wójta) - w ciągu 7 dni od dnia ich podjęcia,
c) Wojewodzie (w imieniu Wójta ) - w ciągu 2 dni - akty
ustanawiające przepisy porządkowe,
d) właściwym Referatom Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym
Gminy - niezwłocznie.
3)przekazywanie Wójtowi zawiadomień Wojewody o wszczęciu postępowania
w sprawie stwierdzenia nieważności uchwały rady,
4)przekazywanie Przewodniczącemu Rady Gminy kopii merytorycznej
odpowiedzi Wójta do Wojewody dotyczącej uchwały, w stosunku do której
zostało wszczęte postępowanie w sprawie stwierdzenia jej nieważności,
5)doręczanie Wójtowi rozstrzygnięć nadzorczych Wojewody dotyczących
stwierdzenia nieważności uchwał Rady Gminy.
6. Obsługę kancelaryjno - biurową Przewodniczącego Rady Gminy oraz radnych
w sprawach wynikających z wykonywania mandatu radnego w zakresie
uzgodnionym z Przewodniczącym Rady, w tym:
1) przygotowywanie informacji i sprawozdań na wniosek
Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji.
2) sporządzanie protokołów z posiedzeń Komisji Rady.
3) podejmowanie czynności zapewniających realizację wniosków Komisji
poprzez:
a) prowadzenie ewidencji wniosków,
b)przekazywanie kopii wniosków Komisji - do wiadomości
Wójtowi i jego Zastępcy,
c) przekazywanie wniosków i opinii właściwym adresatom,
d) nadzór nad terminowym załatwieniem wniosków Komisji.
4) podejmowanie czynności związanych z realizacją interpelacji radnych.
5) prowadzenie rejestru:
a) interpelacji radnych,
b) uchwał Rady Gminy,
c) projektów uchwał Rady.
6) udzielanie pomocy radnym przy wykonywaniu mandatu m.in. poprzez
zapewnienie radnym materiałów umożliwiających uczestnictwo w sesjach
i pracach Komisji.
7) przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji zgodnie
z wymogami ustawy z dnia 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.
8) prowadzenie obsługi organizacyjno - technicznej posiedzeń Młodzieżowej Rady Gminy w Zagnańsku.
7. Wynikające z ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu
i prowadzeniu działalności kulturalnej:
a) współpracowanie z instytucjami w zakresie tworzenia i promocji różnorodnych form sztuki,
b) działalność informacyjna i wydawnicza,
c) edukacja kulturalna,
d) działanie na rzecz rozwoju pozainstytucjonalnych inicjatyw kulturalnych,
e) realizacja mecenatu Gminy nad działalnością kulturalną.
2) wydawanie decyzji o zakazie odbycia imprezy artystycznej lub rozrywkowej.
3) prowadzenie rejestrów instytucji kultury oraz realizacji zadań wynikających
z funkcji ich organizatora.
8. Wynikające z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności
i dowodach osobistych:
a) prowadzenie ewidencji ludności,
b) udzielanie informacji adresowych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy,
c) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach meldunkowych,
d) prowadzenie kontroli meldunkowych,
e) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców oraz przygotowywanie spisów wyborców przed zarządzonymi wyborami lub referendum,
f) załatwianie wniosków o wydanie dowodu osobistego,
g) współpracowanie z Departamentem Rozwoju Informatyki i Systemu Rejestrów Państwowych, Wojewódzkim Bankiem Danych - w zakresie ewidencji ludności, Centrum Personalizacji Dokumentów
- w zakresie dowodów osobistych oraz z policją, prokuraturą, sądami, urzędami skarbowymi wojskową komendą uzupełnień
w zakresie prowadzonych przez te jednostki postępowań,
h) wykonywanie innych obowiązków i zadań wynikających
z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.
9. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie pozwoleń na
przeprowadzenie zbiórki publicznej na obszarze Gminy lub jej części
- w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 marca 1933r. o zbiórkach
publicznych.
1) wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 20 marca
2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych .
2) rozpatrywanie spraw z zakresu zgromadzeń publicznych w oparciu
o przepisy ustawy z dnia 5 lipca 1990r. - Prawo o zgromadzeniach.
3) prowadzenie Ewidencji Działalności Gospodarczej w oparciu o przepisy
ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej:
a) wykonywanie czynności określonych w art. 7a do art. 7i ustawy
z dnia 19 listopada 1999r. - Prawo działalności gospodarczej,
b) przesyłanie do właściwych organów dodatkowych dokumentów
przedłożonych przez przedsiębiorców a wymaganych przepisami
szczególnymi do złożenia do wniosku i zgłoszenia, o których mowa
w ustawie z dnia 19 listopada 1999r. - Prawo działalności
gospodarczej do dnia 1 lipca 2011r. zgodnie z art. 65 ustawy z dnia
19 grudnia 2008r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw,
c) przeniesienie danych przedsiębiorców wykonujących działalność
gospodarczą, oraz przedsiębiorców którzy zawiesili wykonywanie
działalności gospodarczej, zawartych w dotychczasowej ewidencji do
sytemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej w terminie do dnia 31 grudnia 2011r.
zgodnie z art. 66 ust.1 i 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o zmianie
ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie
niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009r. Nr 18, poz. 97),
d) archiwizowanie po dniu 31 grudnia 2011r. dokumentów dotyczących ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej
przed dniem 1 lipca 2011r.
10. Wynikające z ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku
obrony Rzeczypospolitej Polskiej:
a) organizowanie akcji kurierskiej na rzecz uzupełnienia Sił Zbrojnych żołnierzami rezerwy,
b) bieżąca rejestracja osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej, uczestniczenie w pracach Powiatowej Komisji Poborowej
i organizowanie kwalifikacji wojskowej na obszarze Gminy,
c) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy,
d) prowadzenie spraw związanych z uznawaniem poborowych
i żołnierzy za jedynych żywicieli rodziny,
e) świadczenie osobiste i rzeczowe na rzecz Sił Zbrojnych, Obrony Cywilnej, Policji i Straży Pożarnych,
f) wykonywanie innych zadań i obowiązków wynikających z w/w ustawy.
11. Koordynowanie działań związanych z ochroną przeciwpożarową
i współpracowanie z jednostkami straży pożarnych.
12. Nadzór nad podległymi Gminie jednostkami Ochotniczych Straży
Pożarnych oraz realizowanie ustawowych obowiązków w zakresie
określonym w art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie
przeciwpożarowej.
13. Prowadzenie spraw obronnych Urzędu oraz nadzór nad realizacją tych
zadań przez gminne jednostki organizacyjne.
14. Utrzymywanie gminnego systemu wykrywania zagrożeń i alarmowania
ludności, w tym opracowywanie planu operacyjnego ochrony przed
powodzią oraz ogłaszanie i odwoływanie pogotowia i alarmu
przeciwpowodziowego.
15. Organizowanie i zabezpieczenie funkcjonowania Gminnego Zespołu
Zarządzania Kryzysowego oraz wykonywanie innych zadań wynikających
z ustawy z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym.
16. Zapewnianie działań w celu zapobiegania skutkom klęski żywiołowej lub
ich usuwanie oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z ustawy
z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej.
17. Bieżąca współpraca z dyrektorami gminnych placówek oświatowych,
18. Prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego oraz innych
zadań określonych w ustawie z dnia 7 września 1991r o systemie oświaty.
19. Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców.
20. Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad
dziećmi do lat 3.
21. Realizacja zadań z zakresu tworzenia, łączenia, podziału gmin, ustalania ich
granic, nazw oraz siedzib.
22. Realizacja zadań dotyczących ustalenia i zmiany urzędowych nazw
miejscowości.
23. Ochrona zdrowia (m.in. wydawanie decyzji o objęciu ubezpieczeniem
zdrowotnym na podstawie ustawy „o świadczeniach opieki zdrowotnej
finansowanych ze środków publicznych").
24. Koordynowanie i organizacja uroczystości związanych z obchodami świąt
państwowych i patriotycznych.
25. Przygotowywanie opinii dotyczących rozkładu godzin pracy aptek
ogólnodostępnych.
26. Zabezpieczenie realizacji postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r.
o ochronie danych osobowych w zakresie prowadzenia ewidencji wniosków
wpływających do urzędu o udostępnienie danych ze zbiorów danych
osobowych.
27. Sprawowanie nadzoru nad działalnością merytoryczną:
1) Gminnej Biblioteki Publicznej w Samsonowie,
2) Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zagnańsku,
3) Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zagnańsku,
28. Wykonywanie innych nie wymienionych zadań, wynikających z przepisów w/w
ustaw, realizowanych przez referat.