Rejestr Instytucji Kultury jest prowadzony w postaci elektronicznej, pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną.
W rejestrze wpisuje się w odrębnych rubrykach następujące dane i informacje:
1) rubryka pierwsza - numer wpisu do rejestru;
2) rubryka druga - datę wpisu do rejestru oraz daty kolejnych wpisów;
3) rubryka trzecia - pełną nazwę instytucji kultury wynikającą ze statutu;
4) rubryka czwarta - skróconą nazwę instytucji kultury, jeżeli jej używanie przewiduje statut;
5) rubryka piąta - siedzibę i adres instytucji kultury;
6) rubryka szósta - oznaczenie organizatora instytucji kultury;
7) rubryka siódma - oznaczenie podmiotu, z którym organizator wspólnie prowadzi instytucję kultury;
8) rubryka ósma - akt o utworzeniu instytucji kultury;
9) rubryka dziewiąta - akt o nadaniu statutu instytucji kultury.
Zmiany danych dokonuje się pod pozycją właściwą dla zmienianego wpisu bez nadawania kolejnego numeru wpisu.
Rejestr, informację o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie organizatora.
Dane zawarte w rejestrze udostępnia się przez:
1) otwarty dostęp do zawartości rejestru;
2) wydanie odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej.
Odpis z rejestru instytucji kultury może być pełny lub skrócony. Odpis pełny zawiera treść wszystkich wpisów dokonanych w księdze rejestrowej. Odpis skrócony zawiera treść aktualnych wpisów dokonanych w rejestrze.
Niezależnie od prowadzonego przez organizatora rejestru, dla każdej instytucji kultury zakłada się i prowadzi oddzielnie elektroniczną księgę rejestrową.
Podstawa prawna udostępniania danych
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz. U. 2014 r., poz. 782 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2014 r., poz. 1182 z późn. zm).
Opłata skarbowa zgodnie z Ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tj. Dz..U.. z 2012 r.,
poz. 1282 z późn..zm.).