Zarządzenie Nr 44 /2003
Burmistrza Ziębic
z dnia 14 maja 2003 r.
w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Ziębicach.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z póź. zm.) zarządzam, co nastepuje:
§ 1.
Nadaję Urzędowi Miejskiemu w Ziębicach Regulamin organizacyjny w brzmieniu określonym w załaczniku do zarządzenia.
§ 2.
Wykonanie zarządzenia zlecam sekretarzowi gminy.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2003 r.
Załącznik do zarządzenia Nr 44/2003
Burmistrza Ziębic z dnia 14 maja 2003 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIEJSKIEGO W ZIĘBICACH
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej Regulaminem, określa organizację oraz zasady
funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Ziębicach.
2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Ziębice
2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Ziębicach
3) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Ziębic
4) Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Ziębic
6) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Ziębice
7) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Ziębice
8) Wydziałach, Referacie, Stanowiskach, Biurach - należy przez to rozumieć
Wydziały, Referaty, Biura, Stanowiska w Urzędzie Miejskim w Ziębicach
9) Ustawie o samorządzie gminy - należy przez to rozumieć ustawę z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142,
poz. 1591, z poź. zm.)
10) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Ziębicach
11) Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy regulamin
12) Statucie - należy przez to rozumieć Statut Gminy Ziębice
§ 2.
1. Urząd jest jednostką samorządu Gminy, przy pomocy której Burmistrz wykonuje swoje
zadania.
2. Siedzibą Urzędu jest miasto Ziębice.
Rozdział II
Kierowanie pracą Urzędu
§ 3.
Burmistrz, jako organ wykonawczy Gminy, jest kierownikiem Urzędu.
§ 4.
Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
- 2 -
§ 5.
1. Burmistrz wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do wszystkich
pracowników Urzędu.
2. Status prawny pracowników zatrudnionych w Urzędzie określa ustawa z dnia 22 marca
1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U.z 2001 r. Nr 142 poz.
1593 z poź. zm.)
§ 6.
1. Zadania i kompetencje Burmistrza określają ustawy, Statut Gminy i inne przepisy prawa.
2. W zakresie kierowania Urzędem zadania Burmistrza obejmują w szczególności:
1) nadawanie Regulaminu Urzędu,
2) organizowanie pracy Urzędu,
3) zatrudnianie i zwalnienie Zastępcy Burmistrza,
4) występowanie do Rady z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Skarbnika i
Sekretarza,
5) wydawanie decyzji oraz innych aktów w indywidualnych sprawach z zakresu
administracji publicznej,
7) przedkładanie organom nadzoru prawnego nad Gminą uchwał Rady,
8) ogłaszanie budżetu Gminy i sprawozdań z jego wykonania w trybie przewidzianym
dla przepisów gminnych,
9) określanie zakresu zadań dla Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika i
naczelników wydziałów i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach,
10) zatwierdzanie i wprowadzanie w życie instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie.
11/ zapewnienie kontroli nad działalnością Urzędu i nadzoru nad jego mieniem.
§ 7.
Burmistrz może upoważnić Zastępcę Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza i kierowników Wydziałów Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej
§ 8.
W czasie nieobecności Burmistrza obowiązki jego pełni Zastępca Burmistrza.
Rozdział III
Struktura organizacyjna Urzędu
§ 9.
W strukturze organizacyjnej Urzędu wyróżnia się Wydziały:
1) Finansowy, który przy znakowaniu spraw używa symbolu - WF.
2) Ogólny, który przy znakowaniu spraw używa symbolu - WO
3) Budownictwa, Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, który przy znakowaniu spraw
używa symbolu - WBGKiM,
- 3 -
4) Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, który przy
znakowaniu spraw używa symbolu - WGNRiOŚ.
5) Społeczno-Administracyjny, który przy znakowaniu spraw używa symbolu - WSA.
§ 10.
W skład Urzędu, poza wydziałami wymienionymi w § 9, wchodzą:
1) Urząd Stanu Cywilnego, który przy znakowaniu spraw używa symbolu - USC,
2) Referat Promocji Gminy i Integracji Europejskiej, który przy znakowaniu spraw używa
symbolu - RPGiIE,
3) Straż Miejska, który przy znakowaniu spraw używa symbolu - SM
4) Gminny Zespół Reagowania Kryzysowego - GZRK
5) Stanowisko Audytora Wrewnętrznego, które przy znakowaniu spraw używa symbolu - ADW,
6) Stanowisko Radcy Prawnego, które przy znakowaniu spraw używa symbolu - RP,
§ 11.
Ustala się etatyzację Wydziałów, o których mowa w § 9:
1) Wydział Finansowy - - 11 etatów
2) Wydział Ogólny - 9 etatów
3) Wydział Budownictwa,Gospodarki Komunalnej i
Mieszkaniowej - 6 etatów
4) Wydział GospodarkI Nieruchomościami, Rolnictwa
i Ochrony Środowiska - 8 etatów
5) Wydział Społeczno-Administracyjny - 5 etatów
§ 12.
Etatyzacja komórek organizacyjnych i stanowisk, o których mowa w § 10 wynosi:
1) Urząd Stanu Cywilnego - 1,5 etatu
2) Referat Promocji Gminy i Integracji Europejskiej - 4 etaty,
3) Straż Miejska - 4,5 etatów
4) Gminny Zespół Reagowania Kryzysowego - 1,5 etatu
5) Stanowisko Audytora Wewnętrznego - 0,5 etatu
6) Stanowisko Radcy Prawnego - 0,5 etatu.
§ 13.
Schemat organizacyjny Urzędu określa załącznik do Regulaminu.
Rozdział IV
Zakresy i zadania wydziałów, komórek organizacyjnych i stanowisk
§ 14.
Do zadań wspólnych wydziałów, komórek organizacyjnych i stanowisk należą:
1) przygotowywanie projektów uchwał Rady i dokumentów dla powołanych przez Radę
komisji,
- 4 -
2) przygotowywanie decyzji Burmistrza,
3) współpraca z gminnymi jednostkami organizacyjnymi, administracją samorządową
i rządową oraz z innymi podmiotami w zakresie przypisanych kompetencji,
4) rozpatrywanie interpelacji, skarg i wniosków,
5) podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnicy państwowej,
służbowej i danych osobowych,
6) opracowywanie danych do projektu planu budżetu oraz wykonywanie budżetu, w zakresie
należącym do zadań wydziału,
7) przygotowywanie i terminowe przekazywanie wszelkiego typu sprawozdawczości,
8) przygotowywanie propozycji i projektów rozwiązań odnoszących się do zadań
realizowanych przez Burmistrza.
9) udzielanie informacji ze zbioru danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
10) rejestrowanie, znakowanie i archiwizowanie akt zgodnie z przepisami Rozporządzenia
Przezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla
organów gmin i związków miedzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319).
§ 15.
1. Do zadań Wydziału Finansowego należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie budżetu Gminy,
2) nadzór nad dochodami i wydatkami gminnych jednostek organizacyjnych,
3) przygotowywanie analiz i sprawozdań finansowych, w tym z realizacji budżetu Gminy,
4) prowadzenie ewidencji gruntów, budynków, środków transportowych niezbędnych do
wymiaru podatków i opłat,
5) kontrola prawidłowości, rzetelności i terminowości składania informacji i deklaracji na
podatki: rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportowych,
6) Przygotowywanie decyzji w zakresie podatków, dla których organem podatkowym jest
Burmistrz:
a) wymiarowych,
b) okreslających wysokość zobowiązań podatkowych,
c) w sprawie odroczeń, rozłożenia na raty, umorzenia zobowiązań podatkowych,
d) zaniechania poboru podatku rolnego z tytułu klęski żywiołowej,
e) ulg ustawowych przyznawanych na wniosek podatnika,
7) wydawanie zaświadczeń o dochodowości z gospodarstw rolnych, o niezaleganiu w
podatkach i opłatach,
8) sporządzania wniosków o ukaranie z KKS podatników nie przestrzegających
obowiązków wynikających z postepowania podatkowego,
9) prowadzenie ewidencji należności z tytułu wykupu nieruchomości od gminy oraz
egzekucji zaległości z tego tytułu,
10) obsługa rachunków bankowych,
11) obsługa finansowo-księgowa Urzędu,
12) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji finansowej,
13) obsługa finansowa spraw socjalnych,
14) obsługa funduszy samorządowych,
- 5 -
15) obsługa kredytów zaciąganych przez Gminę,
16) opracowywanie rozwiązań w zakresie bieżącej polityki finansowej Gminy,
17) prowadzenie rachunków środków specjalnych,
18) rozliczanie środków z funduszy rządowych i zagranicznych,
19) wydawanie i prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
20) sprzedaż znaków opłaty skarbowej,
21) obsługa kasowa Urzędu,
22) wykonywanie innych zadań określonych w ustawach, w tym w ustawie o rachunkowości.
2.Wydziałem Finansowym kieruje Skarbnik.
3.W czasie nieobecności Skarbnika obowiązki jego pełni główny księgowy Urzędu.
5.Nadzór nad pracą Wydziału Finansowego sprawuje Burmistrz.
§ 16.
1. Do zadań Wydziału Ogólnego należą w szczególności:
1) obsługa kancelaryjno-biurowa Rady, komisji Rady i Burmistrza,
2) obsługa sesji Rady,
3) prowadzenie rejestru uchwał Rady,
4) prowadzenie spraw wynikających z funkcji Przewodniczącego,
5) zapewnienie sprawnego obiegu uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
6) obsługa sekretarsko-biurowa Urzędu,
7) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów oraz kontrola
terminowości ich załatwiania,
8) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych,
9) rejestracja pieczęci i pieczątek Urzędu,
10) prowadzenie ewidencji czasu pracy naczelników wydziałów, pracowników zatrudnionych
na stanowiskach samodzielnych i pracowników Wydziału Ogólnego oraz rejestrów wyjść
w sprawach służbowych i rejestru wyjść w sprawach prywatnych,
11) zarządzanie obiektami Urzędu i gospodarowanie przyległym terenem,
12) prowadzenie zadań z zakresu informatyzacji Urzędu i systemów łączności,
13) zapewnienie obsługi Biuletynu Informacji Publicznej,
13) koordynowanie współpracy wydziałów, komórek organizacyjnych i stanowisk Urzędu,
15) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu, z wyjątkiem obsługi finansowej,
16) zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe, środki czystości i niezbedne
urządzenia techniczne,
17) prowadzenie archiwum zakładowego,
18) wykonywanie innych zadań wynikających z poleceń Burmistrza,
2. Pracą Wydziału Ogólnego kieruje Sekretarz.
3. Nadzór nad pracą Wydziału Ogólnego sprawuje Burmistrz.
§ 17.
1. Do zadań Wydziału Budownictwa, Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej należą w
szczególności:
- 6 -
1) podejmowanie działań w zakresie kształtowania i realizowania zadań należących
do Gminy w zakresie planów zagospodarowania przestrzennego,
2) prowadzenie spraw związanych z realizowanymi przez Gminę inwestycjami,
3) wykonywanie zadań własnych Gminy wynikających z ustawy Prawo budowlane i ustawy
o zagospodarowaniu przestrzennym,
4) wykonywanie zadań określonych w porozumieniu zawartym w dniu 8 lipca 2002 r.
pomiedzy Powiatem Ząbkowickim i Gminą Ziębice, w zakresie dotyczącym ustawy Prawo
budowlane, ustawy o własności lokali i Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie
dodatków mieszkaniowych,
4) wykonywanie zadań w zakresie zarządzania drogami gminnymi,
5) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem sieci dróg na terenie Gminy oraz mostów
w zakresie należącym do Gminy,
6) utrzymywanie współpracy z zarządcami dróg powiatowych i wojewódzkich,
przebiegających przez teren Gminy,
7) współpraca z Zakładem Usług Komunalnych w Ziębicach w realizacji zadań z
zakresu gospodarki komunalnymi zasobami lokali mieszkalnych i użytkowych,
utrzymywania czystości i porządku, utrzymania cmentarza komunalnego, zieleni miejskiej,
wysypisk i gospodarki odpadami,
8) współpraca z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp.z o.o. w Ziębicach w zakresie zadań
dotyczących wodociągów i zaopatrzenia w wodę oraz kanalizacji i oczyszczania ścieków,
9) prowadzenie spraw dotyczących przyznawania dodatków mieszkaniowych,
10) wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, Statutu Gminy, decyzji Burmistrza,
2. Pracą Wydziału Budownictwa i Gospodarki Komunalnej kieruje Naczelnik Wydziału.
3. Nadzór nad Wydziałem Budownictwa, Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej sprawuje
Zastępca Burmistrza.
§ 18.
1. Do zadań Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Rolnictwa i Ochrony Środowiska w
szczególności należy:
1) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji mienia komunalnego.
2) przygotowywanie projektów aktów prawnych i dokumentów związanych z
obrotem nieruchomościami należącymi do Gminy oraz pozyskiwanymi przez Gminę w
celu realizacji jej ustawowych zadań własnych.
3) występowanie z wnioskami do Sądu Rejonowego - Wydział Ksiąg Wieczystych
w Ząbkowicach Śląskich o założenie ksiąg wieczystych dla nieruchomości
stanowiących własność Gminy,
4) przygotowywanie decyzji Burmistrza w sprawie przekształcenie prawa użytkowania
wieczystego w prawo własności.
5) zlecanie dokonania podziałów geodezyjnych i wycen nieruchomości.
6) prowadzenie spraw dotyczących ochrony gruntów rolnych i leśnych w zakresie
należącym do Gminy.
7) prowadzenie spraw dotyczących gospodarki leśnej i ochrony drzewostanu, w tym
szczególnie będącego pod ochroną.
- 7 -
8) przygotowywanie decyzji Burmistrza w sprawie wycięcia drzew.
9) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki łowieckiej, w zakresie należącym do Gminy.
10) propagowanie i rozwijanie świadomości ekologicznej wśród mieszkańców Gminy
11) podejmowanie, utrzymywanie i rozwijanie współpracy z sołtysami i radami sołeckimi.
12) prowadzenie spraw z zakresu melioracji gruntów i gospodarki wodnej, z wyłączeniem
dotyczących ochrony środowiska naturalnego.
13) wykonywanie zadań określonych w porozumieniu zawartym w dniu 8 lipca 2002 r.
pomiedzy Powiatem Ząbkowickim i Gminą Ziębice, w zakresie dotyczącym ustawy o
ubezpieczeniu społecznym rolników, dekretu o ustroju rolnym i osadnictwie na obszarze
Ziem Odzyskanych i byłego Wolnego Miasta Gdańska, dekretu o mocy prawnej ksiąg
wieczystych na obszarze Ziem Odzyskanych i byłego Wolnego Miasta Gdańska i dekretu
o ochronie i uregulowaniu własności osadniczych gospodarstw chłopskich na obszarze
Ziem Odzyskanych,
14) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska naturalnego,
15) wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, Statutu Gminy i decyzji Burmistrza.
2. Pracą Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska kieruje
naczelnik Wydziału.
3. Nadzór nad Wydziałem Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska
sprawuje Zastępca Burmistrza.
§ 19.
1. Do zadań Wydziału Społeczno-Administracyjnego należą w szczególności:
1) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych,
przygotowywanie decyzji o zameldowaniu, wymeldowaniu oraz unieważnianiu
czynności materialno-technicznej,
2) udzielanie informacji adresowych,
3) prowadzenie rejestru wyborców,
4) prowadzenie spraw dotyczących obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, w
zakresie należącym do Gminy, w tym:
a) uczestniczenie w przygotowywaniu i przeprowadzeniu poboru do służby wojskowej,
b) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych,
c) przygotowywanie decyzji w indywidualnych sprawach dotyczących poborowych i
żołnierzy,
5) przygotowywanie decyzji o nałożeniu świadczeń rzeczowych i osobistych w sprawach
obronnych,
6) organizowanie akcji kurierskiej i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
7) wykonywanie zadań określonych w ustawie o paszportach i przepisach wykonawczych w
zakresie ustalonym zawartymi w tym przedmiocie porozumieniami,
8) prowadzenie spraw dotyczących niewypałów i niewybuchów oraz obowiązującego w
tym zakresie rejestru,
9) realizacja zadań wynikających z ustawy o zgromadzeniach,
10) opracowywanie decyzji i zezwoleń na organizowanie zbiórek publicznych na terenie
Gminy,
- 8 -
11) wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i
wprowadzanych zmianach w tej ewidencji,
12) przygotowywanie decyzji o wygaśnięciu wpisu w ewidencji działalności gospodarczej i
o odmowie wpisu do tej ewidencji,
13) wydawanie zaświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej przez
przedsiębiorców,
14) przygotowywanie decyzji w sprawie udzielenia, odmowy udzielenia, zmiany lub
cofnięcia licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką lub innymi
pojazdami samochodowymi na obszarze Gminy, taksówkami i pojazdami
nie będącymi taksówkami,
15) przygotowywanie decyzji dotyczących wydawania, aktualizacji, cofnięcia i wygaśnięcia
zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
16) wydawanie zaświadczeń o dokonanej opłacie za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż
napojów alkoholowych w roku kalendarzowym,
17) prowadzenie rejestrów: o wpisie do ewidencji działaności gospodarczej, o wpisach
dokonanych w Krajowym Rejestrze Sądowym i o punktach sprzedaży napojów
alkoholowych,
18) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie Gminnego Programu Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych i zarządzenia Burmistrza zatwierdzającego preliminarz
wydatków,
19) obsługa administracyjno-biurowa Gminnej Komisji d/s Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych
20) wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, Statutu Gminy, decyzji
Burmistrza.
2. Pracą Wydziału Społeczno-Administracyjnego kieruje naczelnik Wydziału.
3. Nadzór nad Wydziałem Społeczno-Administracyjnym sprawuje Burmistrz.
§ 20.
1. Do zadań Straży Miejskiej w szczególności należy:
1) Ochrona spokoju porządku publicznego w miejscach publicznych.
2) Czuwanie nad porządkiem i kontrolą ruchu drogowego w zakresie określonym
w przepisach o ruchu drogowym.
3) Współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia
obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych
oraz innych zagrożeń.
4) Zabezpieczanie miejsca przestępstwa, katastrofy, lub innego podobnego zdarzenia
albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub
zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a
także ustalenie w miarę możliwości świadków zdarzenia.
5) Ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej.
6) Współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas
zgromadzeń i imprez publicznych.
7) Informowanie policji, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, kierowników
- 9 -
zakładów pracy i sołtysów o rodzajach zagrożeń dla życia i zdrowia ludności oraz mienia.
8) Inicjowanie działań mających na celu zapobieganie przestępstwom i wykroczeniom
oraz uczestniczenie w przeciwdziałaniach wobec zjawisk kryminogennych.
9) Konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych i wartości pieniężnych
należących do Gminy.
10) Kontrolowanie stanu przestrzegania ustawy o utrzymaniu czystości i porządku
w gminach.
11) Wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, Statutu Gminy, i decyzj Burmistrza.
2. Pracą Straży Miejskiej kieruje Komendant.
3. Nadzór nad Strażą Miejską sprawuje Burmistrz.
§ 21.
1. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należą w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego i ich archiwizowanie, stosownie do obowiązujących
w tym zakresie przepisów prawa,
2) sporządzanie aktów stanu cywilnego dotyczących zawarcia związku małżeńskiego,
urodzeń i zgonów,
3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego,
4) przekazywanie ksiąg stanu cywilnego do Archiwum Państwowego we Wrocławiu po
upływie ustawowego okresu ich przechowywania, okreslonego dla urzędów stanu
cywilnego,
5) wykonywanie innych zadań określonych w ustawach, Statucie Gminy i wynikających z
poleceń Burmistrza.
2. Pracą Urzędu Stanu Cywilnego kieruje Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
3. Nadzór nad Urzędem Stanu Cywilnego sprawuje Burmistrz.
§ 22.
1. Do zadań Referatu Promocji Gminy i Integracji Europejskiej w szczególności należy:
1) podejmowanie działań należących do Gminy w zakresie problematyki związanej z
integracją Rzeczypospolitej Polskiej z Unią Europejską,
2) uzyskiwanie informacji o zasadach pozyskiwania środków z Funduszy Strukturalnych
Unii Europejskiej i Funduszu Spojności Unii Europejskiej oraz podejmowanie działań
prowadzących do wdrażania przez Gminę realizowanych przez te fundusze programów,
3) podejmowanie współpracy z agendami Rządu Reczypospolitej Polskiej i jednostek
samorządowych, działającymi w zakresie integracji z Unią Europejską,
4) wykonywanie zadań określonych w ramach współpracy Ziębic z miastami partnerskimi
oraz wynikających z przynależności Gminy do stowarzyszeń i związków.
5) podejmowanie działań na rzecz promocji walorów gospodarczych, kulturalnych,
turystycznych, rekreacyjno-sportowych i innych w mediach publicznych oraz
na wystawach, targach, sympozjach, konferencjach,
6) nawiązywanie kontaktów z mediami publicznymi w celu stałego informowania
ich o najważniejszych wydarzeniach w różnych dziedzinach życia społeczno-
- gospodarczego, kulturalnego i w innych sferach, które mają duże znaczenie dla Gminy,
- 10 -
7) nawiązywanie i rozwijanie kontaktów z jednostkami gospodarczymi, funduszami
inwestycyjnymi, fundacjami i innymi podmiotami zajmującymi się działalnością
sprzyjającej rozwojowi społeczno-gospodarczemu,
8) podejmowanie i utrzymywanie współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w
Ząbkowicach Śląskich,
9) wydawanie Informatora Samorządowego.
10) wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw, Statutu Gminy i decyzji Burmistrza.
2. Pracą Referatu Promocji Gminy i Integracji Europejskiej kieruje kierownik referatu.
3. Nadzór nad Referatem Promocji Gminy i Integracji Europejskiej sprawuje Burmistrz.
§ 23.
1. Do zadań Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego należy w szczególności:
1) monitorowanie występujących klęsk żywiołowych,
2) realizowanie procedur i programów reagowania w czasie stanu klęski żywiołowej,
3) opracowywanie i aktualizowanie planów reagowania kryzysowego,
4) planowanie wsparcia dla działań podejmowanych przez kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych
5) przygotowywanie warunków umożliwiających koordynacje pomocy humanitarnej,
6) realizowanie polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żytwiołowej.
7) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową, należących do Gminy.
8) obsługa administracyjno-biurowa jednostek Ochotniczej Straży Pożarnych działających
na terenie Gminy,
9) prowadzenie spraw związanych z obroną cywilną,
10) prowadzenie całokształtu spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy,
11) nadzór nad przestrzeganiem przepisów p.poż. i BHP w Urzędzie,
12) przygotowywanie projektów rozwiązań technicznych i prawnych z zakresu
działania stanowiska BHP,
2. Nadzór nad Gminnym Zespołem Reagowania Kryzysowego sprawuje Burmistrz.
§ 24.
1. Audytor wewnętrzny podejmuje działania obejmujące czynności kontrolne w zakresie
precesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznyych oraz
gospodarowaniem mieniem Gminy.
2. Do zadań audytora wewnętrznego w szczególności należy:
1) badanie dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych,
2) ocena systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi,
3) ocena efektywności i gospodarności zarządzania finansowego,
4) dokumentowanie wyników audytu zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami.
3. Audytor wewnętrzny podejmuje swoje działania w ramach zatwierdzonego przez
Burmistrza planu audytu i w zakresie zleconych doraźnych zadań oraz samodzielnie w
granicach posiadanego zakresu czynności,
4. Nadzór nad stanowiskiem audytora wewnętrznego sprawuje Burmistrz.
- 11 -
§ 25
1. Do zadań radcy prawnego w szczególności należy:
1) reprezentowanie Gminy, w ramach posiadanych pełnomocnictw w sprawach
toczących się przed sądami powszechnymi,
2) opiniowanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
3) opiniowanie umów i porozumień zawieranych w imieniu Gminy,
4) opiniowanie projektów statutów i regulaminów gminnych jednostek
organizacyjnych, które są przedstawiane Burmistrzowi do zatwierdzenia,
5) inicjowanie działań mających na celu przestrzegania przepisów prawa,
6) upowszechnianie orzecznictwa w sprawach samorządowych wśród pracowników
Urzędu w zakresie wykonywanych przez nich czyności,
7) wykonywanie innych zadań, w tym wynikających z ustawy o radcach i
zleconych przez Burmistrza,
8) organizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu mających na celu zapoznanie
ich z najnowszymi zmianami w przepisach prawnych.
2. Nadzór nad stanowiskiem radcy prawnego sprawuje Burmistrz.
Rozdział V
Zadania i kompetencje naczelników wydziałów
§ 26.
Naczelnicy wydziałów w szczególności:
1) załatwiają określone sprawy w imieniu Burmistrza, w ramach zadań określonych dla
podległych im wydziałów, a także wydają decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu
administracji publicznej, jeżeli posiadają do tego odrębne upoważnienia Burmistrza.
2) kierują działalnością podległych im wydziałów zgodnie z zasadami określonymi w
niniejszym Regulaminie oraz odrębnymi wytycznymi Burmistrza,
3) określają szczegółowy zakres obowiązków dla podległych im pracowników,
4) ustalają bieżące zadania do wykonania dla podległych im pracowników wydziału.
5) sprawują nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników wydziałów
czynności kancelaryjnych, w tym:
a) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek,
b) prawidłowości załatwiania spraw,
c) terminowości załatwiania spraw,
d) sprawnego i prawidłowego obiegu akt,
e) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,
6) nadzorują przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej,
7) dbają o porządek na stanowiskach pracy i o mienie Urzędu,
8) podejmują działania na rzecz jak najefektywniejszego wykorzystania przez pracowników
czasu pracy, w tym zadań wykonywanych w terenie,
8) odpowiadają za należyte przygotowanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
9) odpowiadają za prawidłowe i terminowe przekazywanie sprawozdawczości statystycznej,
10) dopilnowują, aby ukazujące się przepisy prawne docierały do pracowników, w celu
- 12 -
zapoznania się z nimi,
11) zapewniają przestrzeganie obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych, w tym
ochrony przed dostępem do nich przez nieuprawnione osoby oraz uszkodzeniem lub
zniszczeniem ich zbiorów i nośników,
12) współpracują z kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie należącym
do spraw załatwianych przez podległy im wydział
Rozdział VI
Organizacja i przeprowadzanie kontroli
§ 27.
1. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawuje Burmistrz, a ponadto Zastępca Burmistrza,
Skarbnik i Sekretarz oraz audytor wewnętrzny w zakresie określonym dla tych osób przez
Burmistrza.
2. Burmistrz może określić każdorazowo zakres szczegółowy kontroli wewnętrznej.
§ 28.
Kontrole wewnętrzne mogą być przeprowadzane na podstawie planów kontroli lub mieć charakter doraźny.
§ 29.
1. W Urzędzie mogą być przeprowadzane kontrole zewnętrzne.
2. Kontrole zewnętrzne mogą być przeprowadzane tylko przez ustawowo upoważnione do
tego organy.
3. Przeprowadzający kontrolę dokonuje stosownego wpisu do „Książki kontroli”
4. Naczelnicy wydziałów odpowiadają za przygotowania materiałów dla osób kontrolujących
Urząd.
5. Naczelnicy wydziałów wykonują zalecenia pokontrolne i przygotowują odpowiedzi
na wystąpienia pokontrolne, które przedkładają Burmistrzowi do akceptacji i podpisu.
6. Książkę kontroli i rejestr kontroli przechowuje Wydział Ogólny.
Rozdział VII
Zasady postępowania z pismami.
§ 30.
1. Korespondencję przychodzącą doUrzędu przyjmuje sekretariat, który potwierdza jej wpływ
pieczęcią o treści „Wpłynęło - Kancelaria Ogólna, data ...., ilość załączników ..., podpis ...”.
2. Pracownik sekretariatu po przyjęciu korespondencji przekazuje ją Burmistrzowi do przeglądu.
§ 31.
1. Naczelnicy wydziałów dokonują przeglądu korespondencji i przekazują ją podległym
pracownikom do załatwienia, z odpowiednimi dyspozycjami.
2. W przypadku mylnie skierowanej korespondencji podlega ona zwrotowi do sekretariatu
lub przekazaniu do właściwego wydziału, referatu lub samodzielnego stanowiska pracy.
- 13 -
§ 32. .
Po otrzymaniu korespondencji pracownicy Urzędu rejestrują sprawę w prowadzonym spisie
spraw, a w przypadku kolejnego pisma w danej sprawie dołączają do akt sprawy w
porządku chronologicznym.
§ 33.
Do podpisu Burmistrza zastrzeżone są:
1) pisma i wystąpienia do naczelnych organów prawodawczych i administracyjnych
państwa.
2) pisma i wystąpienia do kierowników organów kontroli zewnętrznej.
3) pisma i wystąpienia związane z kontaktami zagranicznymi Gminy.
4) pisma związane z wykonywaniem funkcji kierownika Urzędu.
5) decyzje i postanowienia w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,
chyba że Burmistrz udzielił w tym zakresie upoważnienia pracownikowi Urzędu.
6) inne pisma, co do których tak postanowi Burmistrz.
§ 34.
Zastępca Burmistrza, Skarbnik, Sekretarz i naczelnicy wydziałów podpisują pisma i dokumenty w sprawach bezpośrenio przez nich nadzorowanych z wyjątkiem zastrzeżonych do podpisu przez Burmistrza.
§ 35.
W przypadku nieobecności Burmistrza pisma w jego imieniu podpisuje Zastępca Burmistrza.
§ 36.
Naczelnicy wydziałów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach podpisują pisma w sprawach do nich kierowanych.
§ 37.
Korespondencja wychodząca z Urzędu może być kierowana do adresatów za pośrednictwem
Poczty Polskiej S. A., doręczeń dokonywanych przez pracowników Urzędu lub osobę, z którą Urząd podpisze umowę cywilno-prawną, a także faksem i pocztą elektroniczną.
Rozdział VIII
Zasady postępowania z aktami prawnymi Rady i Burmistrza.
§ 38.
Wszyscy pracownicy Urzędu są zobowiązani do tego, by projekty uchwał Rady oraz zarządzenia
i decyzje Burmistrza bądź decyzje wydawane z upoważnienia Burmistrza odpowiadały wymogom obowiązujących zasad techniki legislacyjnej. W tym celu osoby odpowiedzialne za
opracowanie tych aktów powinny zasięgać, w mierę możliwości, opinii prawnej radcy prawnego Urzędu.
- 14 -
§ 39.
1. Projekt aktu prawnego obejmuje numer, treść i jego uzasadnienie.
2. Tytuł powinien zawierać numer aktu i planowaną datę jego podjęcia oraz zwięzłe określenie
przedmiotu.
3. W treści aktu należy:
a) określić podstawę prawną,
b) postanowienia aktu ująć w paragrafy, ustępy, punkty i litery,
c) określić podmioty odpowiedzialne za wykonanie lub nadzorujące jego wykonanie,
d) określić sposób wejścia w życie,
e) podać tytuł aktu, który traci moc,
f) umieścić klauzulę o ogłoszeniu aktu i jego publikacji, gdy przewidują to przepisy prawa,
4. Do projektu aktu prawnego dołącza się:
a) uzasadnienie obejmujące informacje o stanie aktualnym w dziedzinie objetej
nowym unormowaniem,
b) wskazanie różnic między dotychczasowym stanem prawnym i faktycznym, opis
przewidzianych skutków prawnych, publicznych, gospodarczych i finansowych
przewidzianych wejściem w życie aktu oraz źródeł finansowania.
§ 40.
1. Na okres kadencji Rady wprowadza się rejestry:
a) uchwał Rady,
b) wniosków i opinii komisji stałych Rady,
c) interpelacji i wniosków radnych,
które są prowadzone przez pracownika Wydziału Ogólnego, obsługującego biuro Rady.
2. Na okres kadencji Burmistrza wprowadza się rejestr zarządzeń, który prowadzi Sekretarz
Rozdział IX
Czas pracy
§ 41.
1. Urząd pracuje w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7,30 do 15,30.
2. Na czas określony może być wprowadzony przez Burmistrza inny niż określony w ust. 1
czas pracy Urzędu, z zachowaniem ustawowej normy czasu pracy, ustalonej odpowiednimi
przepisami prawa.
3. Poza określonym w ust. 1 i 2 czasem pracy mogą być wprowadzone Urzędzie dyżury,
jeżeli zajdzie taka potrzeba z ważnych względów społeczno-gospodarczych lub zaistnienia
klęski żywiołowej.
4. Drzwi wejściowe doUrzędu otwierane są o godz.7,00 i zamykane z chwilą wyjścia
pracownków po zakończeniu przez nich pracy w określonym czasie pracy, na zasadach o
których mowa w ust. 1,2 i 3.
§ 42.
Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków we wtorki, w godzinach od
- 15 -
8,00 do 12,00. Jeżeli wtorek jest dniem wolnym od pracy interesanci są przyjmowani przez Burmistrza w następnym dniu pracy Urzędu.
§ 43.
1.Pracownicy Urzędu zobowiązani są zgłaszać się do pracy przed godz. 7,30
a fakt ten potwierdzić złożeniem podpisu na liście obecności.
2. Listy obecności prowadzone są oddzielnie dla:
a) naczelników wydziałów i pracowników na samodzielnych stanowiskach, która jest
wykładana w sekreatariacie Urzedu,
b) pracowników poszczególnych wydziałów, które są wykładane w biurze naczelnika
wydziału. wydziałach,
3.W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik może otrzymać zgodę na zgłaszanie
się do pracy po godz. 7,30, jednakże z ekwiwalentnym odpracowaniem tego czasu.
§ 44.
1. Zadania w terenie są wykonywane przez pracowników Urzędu po uprzednim uzgodnieniu
z przełożonym okoliczności dotyczących ich miejsca i czasu trwania.
2. Fakt opuszczenia przez pracowników Urzędu w celu wykonania czynności w terenie
należy potwierdzić w ewidencji wyjść służbowych.
§ 45.
1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik może, po uzyskaniu zgody
swojego przełożonego służbowego, opuścić Urząd w celu załatwienia pilnej prywatnej
sprawy, a fakt ten odnotowuje w ewidencji wyjść w celach prywatnych.
2. Na uzasadniony pisemny wniosek pracownik może uzyskać zgodę na wyjście z Urzędu w
związku z koniecznością skorzystania z usług zdrowotnych ( np.krótkotrwałe zabiegi
rehabilitacyjne, zastrzyki, itp.), a czas nieobecności spowodowanej taką przyczyną rozliczyć
w formie zsumowania i odliczenia od należnego urlopu wypoczynkowego.
§ 46.
Za czas nieprzepracowany w Urzędzie pracownicy nie otrzymują wynagrodzenia, z wyjątkiem zwolnień dotyczących wykonywania czynności, co do których powszechnie obowiązujące
przepisy prawa stanowią inaczej.
§ 47.
Po godzinach pracy pracownik może przebywać w Urzędzie tylko po uzyskaniu zgody Burmistrza lub upoważnionej przez niego osoby, jednakże wynikać to może tylko z ważnych okoliczności związanych z wykonywaniem zadań należących do Urzędu.
§ 48.
Po godzinach pracy Urzędu nie mogą w nim przebywać żadne postronne osoby, z wyjątkiem świadczących usługi dla Urzędu
- 16 -
Rozdział X
Rozpatrywanie skarg i wniosków
§ 49.
Pracownicy Urzędu mają obowiązek przyjmowania skarg i wniosków oraz sumiennego i terminowego ich załatwiania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
§ 50.
Skargi i wnioski mogą być wnoszone na piśmie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a
także ustnie do protokołu.
§ 51.
Rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w Wydziale Ogólnym przez pracownika
sekretariatu.
XI
Postanowienia końcowe
§ 52.
Wszyscy pracownicy Urzędu są odpowiedzialni za przestrzeganie postanowień Regulaminu.
§ 53.
Prawo interpretacji Regulaminu przysługuje Burmistrzowi.
§ 54..
Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie są załatwiane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami oraz dyspozycjami wydawanymi przez Burmistrza.
§ 55.
Zmiana postanowień Regulaminu może nastąpić w trybie właściwym dla jego uchwalenia.