ZARZĄDZENIE Nr 79/03

Wójta Gminy Czyżew Osada

z dnia 2 grudnia 2003 roku

w sprawie wykonania zaleceń pokontrolnych Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Na podstawie art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) zarządza się, co następuje:

§1

Wyznacza się następujące osoby do wykonania zaleceń pokontrolnych Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 14 listopada 2003r. stanowiących załącznik do niniejszego zarządzenia:

1) Pani Bogusława Suchodolska - skarbnik gminy - pkt.2,4,5d i 8 zaleceń oraz współudział w wykonywaniu zalecenia określonego w pkt.5a,

2) Pan Andrzej Załuski - sekretarz gminy - pkt.1,3 i 5c zaleceń,

3) Pan Marek Komorowski - radca prawny - pkt. 6 i współudział w wykonywaniu zalecenia określonego w pkt.5a poprzez parafowanie przygotowywanych projektów umów cywilnoprawnych,

4) Pani Irena Przeździecka - inspektor ds.podatków i opłat - pkt.9 i 10 zaleceń,

5) Pani Janina Kietlińska - podinspektor ds. podatków i opłat - pkt. 12 zaleceń,

6) Pani Iwona Załuska - podinspektor ds. zamówień publicznych - pkt. 5a i 7 zaleceń,

7) Pan Paweł Krasowski - inspektor ds. inwestycji i gospodarki komunalnej - pkt. 5b zaleceń,

8) Pan Sławomir Kulesza - podinspektor ds. podatku od środków transportowych - pkt. 11 zaleceń.

§2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

W Ó J T

Józef Dmochowski

załącznik do zarządzenia nr 79/03

Wójta Gminy Czyżew Osada z dnia 2 grudnia 2003r.

Mając na uwadze przedstawione ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Opracowanie regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, uwzględniającego obecnie obowiązujące przepisy ustawy o samorządzie gminnym.

2. Uwzględnienie w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., a także właściwe, zgodne ze stanem faktycznym, uregulowanie w tej dokumentacji sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3. Udzielenie pełnomocnictw do jednoosobowego działania dyrektorom szkół - kierownikom podległych jednostek organizacyjnych.

4. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) stosowanie zasady memoriału przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

b) dokonanie uzupełnień w ewidencji środków trwałych, m.in. poprzez ujawnienie środków trwałych nie objętych dotychczas ewidencją, dokonanie aktualizacji wartości środków trwałych o wartość poczynionych nakładów inwestycyjnych, nadanie cech identyfikujących pozostałe środki trwałe,

c) opracowanie i wdrożenie przepisów wewnętrznych regulujących w sposób wyczerpujący zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania, dotyczącego w szczególności terminów rozliczania się osób, którym wydano druki ścisłego zarachowania, z ich wykorzystania oraz gotówki pobranej na ich podstawie, mając na względzie wskazane przepisy ustawy o rachunkowości.

5. W zakresie zaciągania zobowiązań i kontroli ponoszonych wydatków publicznych:

a) prawidłowe konstruowanie zawieranych umów w sprawie dostaw i usług, a także każdorazowe przedkładanie umów, rodzących zobowiązania finansowe, do kontrasygnaty skarbnika; stosownie do postanowień art. 35 ust. l i 3 ustawy o finansach publicznych, główny księgowy (skarbnik) winien dokonywać czynności wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

b) prowadzenie kart drogowych zgodnie z obowiązującą w tym przedmiocie instrukcją,

c) wprowadzenie zasad korzystania z telefonicznych aparatów służbowych, mających na celu właściwą kontrolę w zakresie wydatków publicznych ponoszonych z tego tytułu,

d) zaniechanie ponoszenia wydatków nie mających umocowania w obowiązujących przepisach, takich jak finansowanie wycieczek dla radnych gminy ze środków ZFŚS; stosownie do zasady wyrażonej w art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

6. Egzekwowanie postanowień umów zawieranych z kontrahentami. Podjęcie stosownych działań zmierzających do naprawienia szkody, jakiej doznała gmina w wyniku zaistnienia katastrofy budowlanej, spowodowanej nienależytym wykonaniem umowy.

7. Przestrzeganie postanowień ustawy o zamówieniach publicznych dotyczących wykluczania podmiotów z ubiegania się o udzielenie zamówienia, a także obowiązku pisemnego określania kryteriów oceny oferty najkorzystniejszej.

8. Wydatkowanie środków na zadania z zakresu kultury fizycznej realizowane przez stowarzyszenia w oparciu o umowę dotacji zawartą w trybie przepisów przywołanych w części opisowej wystąpienia.

9. Doprowadzenie do ustalenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych, stanowiących mieszkaniowy zasób gminy, w oparciu o postanowienia ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy...

10. Dokonanie prawidłowego ustalenia skutków obniżenia stawek podatkowych podatków lokalnych oraz zastosowania zwolnień w tych podatkach, wynikających z uchwał Rady Gminy. Skorygowanie błędnie wykazanych danych, z uwzględnieniem wskazówek zawartych w treści wystąpienia pokontrolnego i przesłanie korekty sprawozdania do Regionalnej Izby Obrachunkowej Zespół w Łomży wraz z odpowiedzią na wystąpienie pokontrolne.

11. Wystawienie tytułów wykonawczych na zalegających w podatku od środków transportowych i przekazanie ich do Urzędu Skarbowego celem realizacji obowiązków wynikających ze wskazanych przepisów prawa.

12. Zobowiązanie sołtysów (inkasentów) do terminowego rozliczania się z zainkasowanej gotówki z tytułu wpłacanych rat zobowiązań podatkowych, z uwzględnieniem wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 - dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.